✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Raquel Cuadra Fernandez
SAP MM Generalidades del documento
PEDIDO - GENERALIDADES
(Gestión de Pedido de Compras)
Puntos esenciales:
- Etapa de la Participación en el Proceso.
- Sector o integrantes de la empresa que lo originaron o procesan.
- Mecanismos mediante los cuales pueden generarse.
- Interacción con otros documentos o módulos del sistema.
- Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos.
- Procedimiento de creación con y sin referencia a otros documentos.
- Diferentes variantes u operaciones para cada documento.
- Mención y análisis de los datos principales.
- Concepto de Estrategias de Liberación y bloqueo de documentos.
- Proceso de Liberación y Desbloqueo de documentos.
- Reporting o herramienta de listados y estadísticas del documento.
Características y peculiaridades del documento:
- El Pedido > Documento que se genera a partir de la decisión de satisfacer algún requerimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios y que fuera previamente evaluado por los responsables del departamento de origen o por ejecución de un proceso MRP.
- El documento puede ser generado manualmente ante una SolPed originada en otro sector. Ej. Producción o Mantenimiento, o como aceptación de una propuesta "corrida" de MRP.
- La creación de un Pedido no debe originare obligatoriamente a partir de una SolPed, salvo que las características del negocio o decisiones estratégicas de los directivos así lo hayan determinado.
- En los casos de Materiales Consumibles, la creación del documento requiere la Imputación a algún objeto contable (Centro de Costo, Activo Fijo, Pedido de Venta, Proyecto, etc.),
- El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el Maestro de Materiales, en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.
- El Pedido de Compra es un documento formal que es enviado a un proveedor requiriendo la provisión de un determinado material o servicio bajo condiciones especificadas.
- El responsable de cada compra es un único Grupo de Compras y debe ser asignado a un único proveedor y en una sola moneda.
- Algunos datos pueden / deben ser ingresados manualmente según sea optativos u obligatorios. Ej. Cantidad y precio, Centro y Almacén, No. de documento de referencia, etc.
- Un pedido puede ser ingresado con valor cero porque el ítem no está sujeto a valuación en el inventario, pero se desea monitorear las fechas de entregas (seleccionar el indicador libre de costos).
- El pedido de compra puede incluir la adquisición de materiales y/o servicios para diferentes Centros pero asociados a una misma Organización de Compras.
PEDIDO - PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRA
Gestión del Pago Determinación necesidades Creación de SolPed
Control Factura PROCESO DE Liberación de SolPed
Entrada de Mercadería COMPRA Determinación Fuente de Adquisición
Liberación del Pedido Gestión del Pedido Selección del Proveedor
Se trata del documento que continúa al proceso de relevamiento de necesidades y definición del proveedor a quien se solicitará los materiales o servicios.
Diferencias entre SolPed y Pedido:
- SolPed; Es posible indicar cuál será el proveedor o al menos sugerirlo.
- Pedido; La definición del Proveedor es obligatoria, ya que será para quien crearemos el documento.
Características que intervienen en esta etapa del Proceso de Compra:
- El sector que "dispara" el proceso de compras ya ha aprobado la operación.
- El Departamento de Compras recibe la necesidad y define las condiciones bajo las cuales continuará la operación.
- Compras define criterios de prioridad para todas las solicitudes de compra.
- Compras interactúa con tesorería por la administración de los presupuestos.
- Compras puede solicitar información técnica adicional si fuera necesaria.
PEDIDO - EJEMPLOS
Pueden ser creadas manual o automáticamente.
1) Pedidos por SolPed -> Caso en que otros sectores de la compañía requieren la compra de materiales o la contratación de servicios mediante la creación de una SolPed.
2) Pedidos por ejecución del proceso MRP -> Se ha ejecutado el proceso de MRP y el sistema le ha propuesto a Compras la adquisición de diversos materiales, mediante la creación de SolPeds.
3) Pedidos creados directamente -> Existen casos donde el Proceso de Compras omite la creación de una SolPed y se origina directamente a partir del Pedido. Esto puede deberse al tipo de adquisición, a quien origina la misma, entre otros.
*La existencia de este tipo de operaciones deberá ser definida dentro de las estrategias de compras de la compañía, a fin de evitar la omisión de etapas que vulneren normas de auditoría establecidas para el Departamento de Compras.
ASIGNACIÓN CONTABLE (Similar a las de SolPed)
1) Stock: Incorporaremos lo adquirido al stock y pasará a formar parte del inventario de la Compañía. Los documentos contables que generen serán imputados a cuentas de stock preestablecidas en la parametrización.
2) Centro de Costo / Beneficio: Imputación a algún Centro de Costo del solicitante, quien deberá hacerse cargo de la adquisición dentro de su presupuesto de erogación. También podrá ser repartido por más de uno, recurriendo a la denominada "Imputación múltiple".
3) Activo Fijo: La operación de compra está orientada a adquirir un bien de uso, el que será tratado por SAP como un Activo Fijo (Inmovilizado), el que habrá sido definido previamente en el sistema.
4) Proyectos: El ìtem del Pedido será asignado a un Proyecto y deducido de su presupuesto el costo originado.
5) Pedido de Cliente: El costo originado por la adquisición será asignado como costo de adquisición para la venta asociada.
6) Orden de Producción / Mantenimiento: Asociado el proceso de compras a una orden de fabricación o mantenimiento, será cargada ésta las erogaciones inherentes a la operación de adquisición.
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Sobre el autor
Publicación académica de Raquel Cuadra Fernandez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Raquel Cuadra Fernandez
Profesión: Gestor de Procesos de Sistemas - Mexico - Legajo: WW15O
✒️Autor de: 62 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Raquel Cuadra
Disponibilidad Laboral: FullTime
