✒️SAP MM / Generalidades del documento Por German Giovannini

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SAP MM Generalidades del documento

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Unidad 6: Gestión de Pedidos de Compras

Generalidades del documento

Gestión de Pedidos de Compras en SAP MM y las generalidades de sus documentos:

Gestión de Pedidos de Compras en SAP MM: Resumen General

La Gestión de Pedidos de Compras (Purchase Order Processing) es un proceso central en el módulo SAP MM (Gestión de Materiales). Su objetivo principal es la adquisición de materiales y servicios de proveedores externos. Este proceso abarca la creación, el envío, el seguimiento y la gestión de las Órdenes de Compra (OCs), que son los documentos formales utilizados para solicitar bienes o servicios a un proveedor.

Flujo General del Proceso de Pedido de Compras:

  1. Determinación de la Necesidad: La necesidad de materiales o servicios puede surgir de diversas fuentes:

    • Solicitud de Pedido (SolPed): Creada manualmente por los usuarios o automáticamente por el Plan de Necesidades de Material (MRP).
    • Orden de Fabricación/Proceso: Necesidades de componentes para la producción.
    • Pedido de Cliente: Necesidades para cumplir con un pedido de venta (Make-to-Order).
    • Planificación de Consumo: Necesidades basadas en datos históricos de consumo.
    • Creación Directa de la OC: En casos puntuales, se puede crear una OC directamente sin una SolPed previa.

  2. Selección de Proveedor: Se identifica el proveedor adecuado para suministrar los materiales o servicios requeridos. Esto puede implicar:

    • Consulta de Acuerdos Marco: Contratos o programas de entregas existentes.
    • Solicitud de Oferta (RFQ): Obtener propuestas de diferentes proveedores.
    • Información del Maestro de Proveedores: Datos sobre proveedores preferidos o habituales.

  3. Creación de la Orden de Compra (OC): Se crea el documento formal de pedido en SAP, especificando los detalles de la compra.

  4. Aprobación (Liberación) de la OC (Opcional): Dependiendo de la configuración de las estrategias de liberación, la OC puede requerir una o varias aprobaciones antes de ser enviada al proveedor.

  5. Envío de la OC al Proveedor: La OC se comunica al proveedor (electrónicamente, por correo, etc.).

  6. Seguimiento del Pedido: Se realiza un seguimiento para asegurar que el proveedor cumpla con los plazos y las condiciones acordadas.

  7. Recepción de Mercancías (para materiales): Cuando el proveedor entrega los materiales, se registra la entrada de mercancías en SAP, actualizando el inventario.

  8. Verificación de Facturas: Se verifica la factura del proveedor con la Orden de Compra y la Entrada de Mercancías (si aplica) antes de realizar el pago.

Generalidades de los Documentos de Pedido de Compras (Órdenes de Compra - OCs):

La Orden de Compra es el documento central en este proceso. Contiene información clave sobre la transacción de compra:

Estructura de la Orden de Compra:

  • Cabecera (Header): Contiene información general que aplica a toda la orden:

    • Número de Orden de Compra: Identificador único asignado por SAP.
    • Tipo de Documento de Compra: (Ej. "NB" - Pedido estándar, "UB" - Pedido de traslado).
    • Proveedor: Datos del proveedor al que se realiza el pedido.
    • Organización de Compras: Unidad organizativa responsable de la compra.
    • Grupo de Compras: Grupo de compradores específico.
    • Sociedad: Unidad organizativa legal.
    • Moneda: Moneda de la transacción.
    • Fecha del Documento: Fecha de creación o fecha del pedido.
    • Condiciones de Pago: Términos de pago acordados.
    • Incoterms: Términos de entrega y responsabilidad.
    • Textos de Cabecera: Información adicional general.
    • Status de Liberación: Estado de aprobación de la OC.

  • Posiciones (Items): Contienen los detalles de cada material o servicio solicitado:

    • Número de Posición: Identificador secuencial de la línea.
    • Número de Material/Descripción: Código o descripción del bien o servicio.
    • Cantidad Pedida: Cantidad solicitada.
    • Unidad de Medida: Unidad en la que se pide el bien o servicio.
    • Precio Unitario: Precio por unidad.
    • Importe Neto: Precio unitario multiplicado por la cantidad.
    • Fecha de Entrega: Fecha en la que se espera la entrega.
    • Centro/Almacén: Lugar de entrega deseado.
    • Cuenta de Imputación: Objeto de costo al que se cargará el gasto (si aplica consumo directo).
    • Grupo de Artículos: Categoría del material.
    • Condiciones de Precio (a nivel de posición): Descuentos, recargos específicos para la posición.
    • Textos de Posición: Información adicional específica para la línea.
    • Status de la Posición: Estado del procesamiento de la posición (ej. cantidad entregada, cantidad facturada).

  • Resumen de Condiciones: Muestra un resumen de los precios, descuentos, impuestos y el valor total del pedido.

  • Textos: Permite incluir textos adicionales a nivel de cabecera y de posición para proporcionar más detalles o instrucciones.

  • Direcciones: Dirección del proveedor, dirección de entrega, dirección de facturación.

Importancia de la Gestión de Pedidos de Compras:

  • Adquisición Eficiente: Permite adquirir los materiales y servicios necesarios de manera oportuna.
  • Control de Gastos: Facilita el seguimiento y la gestión de los costos de adquisición.
  • Relación con Proveedores: Establece y mantiene la comunicación formal con los proveedores.
  • Integración con Otros Módulos: Se integra con otros módulos de SAP como PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución) y FI (Contabilidad Financiera).
  • Trazabilidad: Proporciona un registro completo de la transacción de compra para auditoría y análisis.

En resumen, la Gestión de Pedidos de Compras en SAP MM es un proceso fundamental para la adquisición de bienes y servicios. La Orden de Compra es el documento clave que contiene toda la información relevante para la transacción, estructurada en cabecera, posiciones y otros datos relacionados. Un manejo eficiente de este proceso es crucial para el correcto funcionamiento de la cadena de suministro de una organización.

 

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Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Anton Rementeria

Sobre el autor

Publicación académica de German Andres Giovannini, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.

SAP Expert


German Andres Giovannini

Profesión: Gestión de Activos y Mantenimiento - Argentina - Legajo: PP75K

✒️Autor de: 186 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Líder en confiabilidad y mantenimiento con 21 años de experiencia en minería. experto en sap y gestión estratégica de activos, enfocado en optimizar la productividad y reducir costos mediante kpis y m

Certificación Académica de German Giovannini

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Generalidades del pedido Etapa de participación en el proceso Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan mecanismos mediante los cuales pueden generarse Interacción con otros documentos o módulos del sistema Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos Procedimiento de creación con o sin referencia a otros documentos Diferentes variantes u operaciones para cada documento Mención y análisis de los datos principales Concepto de estrategias de liberación y bloqueo de documentos Procedimiento de liberación y desbloqueo de documentos Reporting o herramientas de listado y estadísticas...

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En el módulo SAP MM (Materials Management), los pedidos de compra representan el documento principal mediante el cual una organización formaliza la adquisición de bienes o servicios. Estos pueden generarse manualmente, de forma automática o a través de interfases con otros sistemas de gestión. Los pedidos pueden crearse con referencia a documentos previos como solicitudes de pedido (SolPed), contratos o pedidos abiertos, lo que asegura la trazabilidad del proceso. Además, cuando los materiales se destinan al consumo directo, se requiere una imputación contable hacia un centro de costo, activo fijo o proyecto previamente definido. La parametrización de los pedidos en SAP permite adaptar...

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Asignación Contable: La asignación contable en SAP se refiere a cómo se registran y distribuyen los costos derivados de una compra o pedido, con opciones similares a las vistas anteriormente en SolPed. Stock: Lo adquirido se incorpora al inventario y se imputa a cuentas de stock definidas en la parametrización. Centro de Costo / Beneficio: El costo se asigna al presupuesto del solicitante o a un centro de costo, pudiendo repartirse en múltiples centros (imputación múltiple). Activo Fijo: Para compras de bienes de uso, el costo se asigna a un activo fijo previamente definido en el sistema. Proyectos: El costo se asigna y deduce del presupuesto...

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Al ponerme en la posición del comprador, considero que muchos de los datos ingresados en la solicitud podrian ser datos obligatorios para realizar la gestión de compra como por ejemplo: código del material, unidad de medida, cantidades, moneda, proveedor, solicitante, imputaciones. Definitivamente todos los datos anteriores ayudan al comprador en el proceso de gestión del pedido ya que parte de esta información se hereda al pedido, lo que permite identificar al grupo de compras la necesidad y definir las diferentes condiciones de esta compra, asi como los criterios a utilizar. En caso tal de requerir mas imformación técnica puede requerir mas información técnica al solicitante del...

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Gestión de Pedidos de Compras El Pedido es un documento que se genera a partir de la decisión de satisfacer algún requerimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios y que fuera previamente evaluado por los responsables del departamento de origen o por ejecución de un proceso MRP, a partir del cual, se da curso a la compra. El documento puede ser generado manualmente ante una Solicitud de Pedido originada en otro sector, por ejemplo, Producción o Mantenimiento, o como aceptación de la propuesta de una "corrida" de MRP. La creación de un Pedido no debe originarse obligatoriamente a partir de una Solicitud de Pedido, salvo que las características del...

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Generalidades del Documento de Pedido Los Pedidos pueden ser creados con una Solicitud de pedido como referencia o tambien sin tener una como soporte, pero esto es algo poco comun y se hace en base a ciertos criterios. Las posiciones imputadas a stock requieren el ingreso de un código de material obligatorio. En los pedidos se puede: Ingresar solo una Organizacion de Compras Pueden ingresarse varios Solicitantes Se puede ingresar un solo Tipo de cambio Pueden ingresarse posiciones para diferentes Centros El área de compras no debe coordinar con Tesorería las erogaciones de cada sector según su presupuesto, ya que no suele ser una obligacion de Compras. El área de Compras determina la creación...

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Pedido – Generalidades Etapa de participacion en el Proceso Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesa Mecanismos mediante los cuales pueden generarse Interaccion con otros documentos o modulos del sistema Procedimiento de creacion, modificacion y liberacion de los documentos Diferentes variantes u operaciones para cada documento Mencion y análisis de los datos principales Concepto de Estrategias de Liberacion y Bloqueo de documentos Procedimiento de Liberacion y Desbloquedo de documentos Reporting o herramientas de listados y estadisticas de documentos Caracteristicas y peculiaridades del Pedido: Es el documento...

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Creado y Compartido por: Marcos Garcia

 

 

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