✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Ezequiel Palazzesi
SAP MM Generalidades del documento
Gestión de Pedidos de Compras
El Pedido es un documento que se genera a partir de la decisión de satisfacer algún requerimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios y que fuera previamente evaluado por los responsables del departamento de origen o por ejecución de un proceso MRP, a partir del cual, se da curso a la compra.
El documento puede ser generado manualmente ante una Solicitud de Pedido originada en otro sector, por ejemplo, Producción o Mantenimiento, o como aceptación de la propuesta de una "corrida" de MRP.
La creación de un Pedido no debe originarse obligatoriamente a partir de una Solicitud de Pedido, salvo que las características del negocio o decisiones estratégicas de los directivos así lo hayan determinado.
En los casos de Materiales Consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadoras, etc.), la creación del documento requiere la imputación a algún objeto contable, esto es, Centro de Costo, Activo Fijo, Pedido de Venta, Proyecto, Orden de Fabricación, etc. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.
El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el Maestro de Materiales en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que, en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.
El Pedido de Compra es un documento formal que es enviado a un proveedor requiriendo la provisión de un determinado material o servicio bajo condiciones especificadas.
El responsable de cada compra es un único Grupo de Compras y debe ser asignado a un único proveedor y en una sola moneda.
Algunos datos pueden/deben ser ingresados manualmente según sean optativos u obligatorios. Algunos ejemplos son, cantidad y precio, centro y almacén, número de documento de referencia, código del proveedor, fecha de entrega, entre otros.
Un Pedido puede ser ingresado con valor cero porque el ítem no está sujeto a valuación en el inventario, pero se desea monitorear las fechas de entrega (seleccionar el indicador libre de costo).
El Pedido de Compra puede incluir la adquisición de materiales y/o servicios para diferentes Centros, pero asociados a una misma Organización de Compras.
Cuando se ingresa un pedido el sistema sugerirá una cantidad de datos propuestos que dependerán del maestro del proveedor (dirección, moneda, condiciones de pago, incoterms, verificación de factura, etc.) y del maestro de materiales (descripción, grupo de materiales, unidad de medida, texto de pedido, etc.).
Pedido - Participación en el Proceso de Compras:
La principal diferencia entre la SolPed y el Pedido, es que si bien es posible indicar cual será el proveedor o al menos sugerirlo, en el Pedido, la definición del mismo es obligatoria, ya que será a favor de quien crearemos el documento.
Características que intervienen en esta etapa del Proceso de Compras:
• El sector que "dispara" el proceso de compras ya ha aprobado la operación
• El Departamento de Compras recibe la necesidad y define las condiciones bajo las cuales continuará la operación
• Compras define criterios de prioridad para todas las solicitudes de compras
• Compras interactúa con tesorería por la administración de los presupuestos
• Compras puede solicitar información técnica adicional si fuera necesaria
Pedidos - Ejemplos
- Pedidos por Solicitudes de Pedido
- Pedidos por ejecución del proceso de MRP
- Pedidos creados directamente
La existencia de este tipo de operaciones deberá ser definida dentro de las estrategias de compras de la compañía a fin de evitar la omisión de etapas que vulneren normas de auditoría establecidas para el Departamento de Compras.
Asignación contable:
E existirán las mismas opciones de asignación contable que las vistas con las SolPed.
• Stock:
En este caso incorporaremos lo adquirido al stock y pasará a formar parte del inventario de la Compañía. Los documentos contables que generen serán imputados a cuentas de stock preestablecidas en la parametrización.
• Centro de Costo // Beneficio:
El material es solicitado por alguna sección, la que deberá hacerse cargo dentro de su presupuesto de la erogación que implique la adquisición. Esto se verá reflejado en la imputación a algún Centro de Costo del solicitante. O como mencionáramos anteriormente, podrá ser repartido por más de uno, recurriendo a la denominada " Imputación múltiple".
• Activo Fijo:
La operación de compra está orientada a adquirir un bien de uso, el que será tratado por SAP como un Activo Fijo (o "Inmovilizado", como lo denomina SAP), el que habrá sido definido previamente en el sistema.
• Proyectos:
El ítem del Pedido será asignado a un Proyecto y deducido de su presupuesto el costo originado.
• Pedido de Cliente:
El costo originado por la adquisición será asignado como costo de adquisición para la venta asociada.
• Orden de Producción // Mantenimiento:
Asociado el proceso de compras a una orden de fabricación o mantenimiento, será cargada a ésta las erogaciones inherentes a la operación de adquisición.
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Sobre el autor
Publicación académica de Ezequiel Martin Palazzesi, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
Ezequiel Martin Palazzesi
Profesión: Contador Publico, Consultor Sap - Argentina - Legajo: XM31M
✒️Autor de: 150 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP PP
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP PM
Disponibilidad Laboral: PartTime
