✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Andres Martinez Guerra
SAP MM Generalidades del documento
GENERALIDADES DEL DOCUMENTO DE PEDIDO
1. Pedido: generalidades
El pedido de compra es un documento formal que se genera cuando existe la necesidad de adquirir materiales o contratar servicios. Puede originarse a partir de una Solicitud de Pedido (SolPed) o, dependiendo del procedimiento definido por la empresa, crearse directamente.
Muchos de los datos del pedido coinciden con los establecidos previamente en la SolPed. El pedido debe contener la información necesaria para que Compras pueda gestionar correctamente la adquisición.
Cuando se trata de materiales consumibles, como elementos de oficina o accesorios de computador, normalmente es necesario indicar una imputación contable, porque el gasto debe cargarse a un objeto de costo determinado.
El sistema permite incluir textos tanto a nivel de cabecera como de posición. Estos pueden contener instrucciones, condiciones o información adicional relacionada con la compra.
2. Características generales del pedido
El pedido de compra:
* Es un documento formal que se envía al proveedor para solicitar materiales o servicios bajo determinadas condiciones.
* Se encuentra asociado a un grupo de compras y a un responsable de la operación.
* Maneja una determinada moneda.
* Puede contener información como cantidad, precio, centro, almacén, número de material, fecha de entrega y documentos de referencia.
* Puede contener varias posiciones y permitir adquisiciones destinadas a diferentes centros, dependiendo de la configuración y organización de compras.
* Puede incluir posiciones sin valoración en determinados escenarios; sin embargo, pueden mantenerse datos necesarios para el seguimiento, como la fecha de entrega.
3. Participación del pedido en el proceso de compras
De manera general, el proceso puede seguir esta secuencia:
Determinación de necesidades → Creación de la SolPed → Liberación de la SolPed → Determinación de la fuente de suministro → Selección del proveedor → Gestión del pedido → Liberación del pedido → Entrada de mercancías → Verificación de factura → Gestión de pagos.
El pedido continúa el proceso iniciado con la identificación de una necesidad y establece formalmente las condiciones bajo las cuales se realizará la adquisición al proveedor.
Una diferencia importante es que la SolPed expresa una necesidad interna, mientras que el pedido formaliza la compra frente al proveedor.
4. Responsabilidades dentro del proceso
El sector que origina la necesidad inicia el proceso y suministra la información correspondiente.
El departamento de Compras recibe la necesidad y determina las condiciones necesarias para continuar la operación.
Compras también puede establecer criterios de prioridad para las solicitudes y, cuando sea necesario, solicitar información técnica adicional al área solicitante.
5. Tipos de origen del pedido
Pedido por Solicitud de Pedido (SolPed): otra área de la empresa solicita la adquisición de materiales o la contratación de servicios mediante una SolPed. Posteriormente, Compras procesa esa solicitud y puede convertirla en un pedido dirigido al proveedor.
Pedido originado por MRP: el sistema detecta necesidades de aprovisionamiento durante la planificación de necesidades de materiales (MRP) y puede generar propuestas de aprovisionamiento, como solicitudes de pedido. Posteriormente, Compras las procesa para continuar con la adquisición.
Pedido creado directamente: en determinadas situaciones puede generarse un pedido sin una SolPed previa. Esto depende de las políticas, estrategias y controles establecidos por cada empresa. No debe entenderse como la forma normal para cualquier compra, sino como un procedimiento que debe estar autorizado.
6. Imputación contable
La imputación contable determina dónde se registrará económicamente una compra cuando el material o servicio no se destina simplemente al inventario.
Algunos ejemplos son:
Stock: el material adquirido aumenta las existencias de inventario. En este caso, normalmente no se utiliza una imputación directa como centro de costo en la posición, porque la contabilización se realiza inicialmente sobre el stock.
Centro de costo: la compra se realiza para el consumo de un área o departamento específico. El gasto se carga al centro de costo correspondiente.
Activo fijo: la adquisición corresponde a un bien que será registrado como activo de la empresa, por ejemplo, determinados equipos o maquinaria.
Proyecto: el costo de la compra se asigna a un proyecto y afecta el presupuesto correspondiente.
Pedido del cliente: determinados costos de adquisición pueden relacionarse con una operación asociada a un pedido de cliente, según el escenario configurado.
Orden: el costo puede asignarse a una orden, por ejemplo, una orden de mantenimiento u otra orden interna utilizada por la organización.
Para entenderlo fácilmente
Piensa en tres documentos diferentes:
SolPed: “Necesitamos comprar esto”.
Pedido: “Proveedor, le compramos esto, en esta cantidad, precio, fecha y condiciones”.
Entrada de mercancías: “Lo que pedimos ya llegó”.
Después se verifica la factura y se continúa con el proceso de pago.
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Sobre el autor
Publicación académica de Andres Felipe Martinez Guerra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Andres Felipe Martinez Guerra
Profesión: Profesional Comercio Internacional - Colombia - Legajo: HF65W
✒️Autor de: 33 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Profesional en comercio internacional, con formación en logística y cadena de suministro. en formación en sap mm, orientado a la gestión de materiales, compras y optimización de procesos.
Certificación Académica de Andres Martinez
