Generalidades del documento
1Pedido- Generalidades,
la gestion de los pedidos de compras se manejan con los siguientes puntos:
*Etapa de participacion en el proceso
¨*Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan
*Mecanismos mediante los cuales pueden generarse
*Interaccion con otros documentos o modulos del sistema
*procedimiento de creacion, modificacion y liberacion de los documentos
*Procedimiento de creacion con y sin referencia de otros documentos
*Diferentes variantes u operaciones para cada documento
*mencion y analisis de los datos principales
*concepto de las estrategias de liberacion y bloqueo de documentos
*procedimiento y liberacion y desbloqueo de documentos
*Reporting o herramientas de listados y estadisticas de los documentos
*El pedido, se genera apartir de una decision de satisfacer algun requerimiento de adquisicion, de bienes o contratacion de servicios y que son previamente evaluados por los responsables de otros departamentos de origen o por ejecucion de un proceso MRP, Que da paso a la compra.
*El documento, puede ser generado manualmente ante una solicitud de pedido, originada en otro sector, por ejemplo, produccion o mantenimiento o como aceptacion de la propuesta de una "corrida" de MRP.
*Un pedido no debe originarse obligatoriamente apartir de una solicitud de pedido, salvo las caracteristicas del negocio o por decision estrategica de los directivos.
*Los materiales consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadora, etc) la creacion del documento requiere la imputacion a algun objeto contable, esto es, centro de costo, activo fijo, pedido de venta, proyecto, orden de fabricacion, en cada caso solicitado el dato correspondiente al cual asociar la compra.
*el sistema admite que el ingreso en el documento de materiales definidos en el maestro de materiales, bastara la indicacion del codigo, si no tuviera un codigo se ingresa con una descripcion, imputacion contable.
*el pedido de compra, es un documento formal enviado al proveedor, requiriendo la provision de un determinado material o servicio bajo condiciones especificas.
*El responsable de cada compra es un unico grupo de compras que se asigna a un proveedor en especifico y en una sola moneda.
*Algunos datos pueden/deben ser ingresados manualmente segun sean operativos u obligatorios, algunos ejemplos son cantidad y precio, centro y almacen, numero de documento de referencia, codigo del proveedor, fecha de entrega, entre otros.
*Un pedido puede ser ingresado con valor cero por que el item no esta sujero a valuacion en el inventario, pero se desea monitorear las fechas de entrega (seleccionar el indicador libre de costo)
*El pedido de compra puede incluir la adquisicion de materiales y/o servicios para diferentes centros pedo asociados a una misma organizacion de compras.
cuando ingresas un pedido al sistema surge una cantidad de datod que dependen del maestro de proveedores (direccion, moneda, condiciones de pago, icoterms, verificacion de factura, ect) y del maestro de materiales (descripcion, grupo de materiales, unidad de medida, texto pedido)
2 Pedido- Participacion en el proceso de compras
en la solped el proveedor es un dato que puedes sugerir y en una orden de compra es obligatorio.
>El sector que "dispara" el proceso de compras ya ha aprobado la operacion
>compras recibe la necesidad y define las condiciones bajo las cuales continua la operacion
>compras define el criterio de prioridad para todas las solicitudes de compras
>Compras interactua con tesoreria por la administracion de los presupuestos
>Compras puede solicitar la informacion tecnica adicional si fuera necesario.
3 EJEMPLOS
Los pedidos pueden ser creados manual o automaticamente,
3.1 Pedidos por solicitudes de pedido
en otros sectores de la compañia requieren la compra de mayeriales o la contratacion de servicios mediante una solped.
3.2 Pedidos por ejecucion del proceso de MRP
se ejecuta el proceso de MRP y el sistema propone a compras la adquisicion de materiales, mediante una creacion de solicitudes de pedido, sera atributo de compras aceptar o reprogramar la solped y convertielas en pedidos a los proveedores.
3.3 Pedidos creados directamente
Exsten casos donde se omite la creacion de una solped y la originan directamente apartir del pedido, esto depende del tipo de adquisicion y quien origina la misma.
La existencia de este tipo de operaciones debera ser definida dentro de las estrategias de compras de la compañia a fin de evitar la omision de etapas que vulneren normas de auditoria establecidas para el departamento de compras.
cada uno de los escenarios se refleja en la parametrizacion del sistema, de manera que no queda sujeto al libre albedrio o decisiones individuales el curso de las acciones.
4 Asignacion contable,
4.1 Stock, incorporaremos lo adquirido al stock y pasara a formar parte del inventario de la compañia, los documentos contables que generen seran imputados a cuentas de stock preestablecidas en la parametrizacion
4.2 Centro de costos/beneficio, el material es solicitado por una seccion y debera hacerse cargo de su presupuesto de erogacion que implique la adquisicion, esto se vera reflejado en la imputacion a algun centro de costo del solicitante y podra ser repartido por mas de uno recurriendo a la imputacion multiple.
4.3 Activo fijo, esta compra es orientada a adquirir un bien de uso o que sera tratado por sap como un activo fijo o "inmovilizado como lo denomina SAP.
4.4 Proyectos, esta asignado a un proyecto y deducido de su presupuesto el costo originado.
4.5 Pedido del cliente, el costo originario por la adquisicion sera asignado como costo de adquisicion para la venta asociada.
4.6 orden de produccion/mantenimiento, asociado el proceso de compras a una orden de fabricacion o mantenimiento sera cargada a las erogaciones inherentes a la operacion de adquisicion,