✒️SAP MM / Generalidades del documento Por David Rojas
SAP MM Generalidades del documento
Unidad 6: Gestión de pedidos de compras - Lección 1/8
GENERALIDADES DEL DOCUMENTO.
1. PEDIDO - GENERALIDADES: Desarrollaremos todos los conocimientos para la gestión de los PEDIDOS DE COMPRA, durante las cuales reiteraremos el análisis de puntos esenciales mencionados a continuación.
_Etapa de participación en el proceso.
_Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan.
_Mecanismos mediante los cuales pueden generarse.
_Interacción con otros documentos o módulos del sistema.
_Procedimiento de creación. modificación y liberación de los documentos.
_Procedimiento de creación con y sin referencia a otros documentos.
_Diferentes variantes u operaciones para cada documento.
_Mención y análisis de los datos principales.
_Concepto de estrategias de liberación y bloqueo de documentos.
_Procedimiento de liberación y desbloqueo de documentos.
_Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos.
Analicemos algunas características y peculiaridades de este documento:
_El pedido es un documento que se genera a partir de la decisión de satisfacer algún requerimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios y que fuera previamente evaluado por los responsables del departamento de origen o por ejecución de un proceso MRP.
_El documento puede ser generado manualmente ante una SolPed originada en otro sector, Por jemplo, PP o PM o una propuesta de una corrida de MRP.
_La creación de un PEDIDO no debe originarse obligatoriamente a partir de una SolPed, salvo que las características del negocio o decisiones estratégicas de los directivos así lo hayan determinado.
_En los casos de "materiales consumibles", la creación del documento requiere la imputación a algún objeto contable, CENTRO DE COSTOS, ACIVOS FIJOS, pedido de venta, PROYECTO, orden de fabricación.
_El sistema admite el ingreso en el documeto de materiales definidos en el MAESTRO DE MATERIALES en cuyo caso bastará la indicación del código, o caso contrario, descripción, imputación contable.
_El pedido de compra es un documento formal que es enviado a un proveedor requiriendo la provisión de un determinado material o servicio de condiciones especificas.
_El responsable de cada compra es un único GRUPO DE COMPRAS y debe ser asignado a un único proveedor en una sola moneda.
_Algunos datos pueden ser ingresados manualmente, como: Cantidad, precio, centro y almacén, num. docum. referencia, código de proveedor, fecha de entrega.
_Un pedido puede ser ingresado con valor cero porque el ítem no está sujeto a valuación en el inventario, pero se desea monitorear las fechas de entrega. (indicador libre de costo).
_El pedido de compra puede incluir la adquisición de materiales o servicios para diferentes centros, pero asociados a una misma ORGANIZACIÓN DE COMPRAS.
Cuando se ingresa un pedido al sistema sugerirá una cantidad de datos propuestos que dependerán del maestro del proveedor (dirección, moneda, condiciones de pago, icoterms, verificación de factura) y del maestro de materiales (descripción, grupo de materiales, unidad de medida, texto de pedido).
2. PEDIDO - PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRAS: Se trata del documento que continúa el relevamiento de necesidades y definición del proveedor a quien se solicitará los materiales o servicios.
Mencionamos algunas de las características que intervienen en esta etapa del PROCESO DE COMPRAS:
_El sector que "dispara" el proceos de compras ya ha aprobado la operación.
_El departamento de compras recibe la necesidad y define las condiciones bajo las cuales continuará la operación.
_Compras define criterios de prioridad para todas las solicitudes de compras.
_Compras interactúa con tesorería por la administración de los presupuestos.
_Compras puede solicitar información técnica adicional si fuera necesaria.
3. PEDIDOS - EJEMPLOS: La idea en esta sección es analizar algunos casos en los que los que se procede a su creación manual como resultado de una necesidad concreta de disponer ciertos materiales o servicios.
3.1 - PEDIDOS POR SOLICITUD DE PEDIDO: En el caso que otros sectores de la compañía requieran la compra de materiales o contratación de servicios mediante la creación de una SolPed.
3.2 - PEDIDO POR EJECUCIÓN DEL PROCESO DE MRP: El sistema le ha propuesto a compras la adquisición de diversos materiales, mediante la creación de SolPed. COMPRAS aceptara o reprogramara dichas SolPed.
3.3 - PEDIDOS CREADOS DIRECTAMENTE: Existen casos donde el PROCESO DE COMPRAS omite la creación de una SolPed y se origina directamente a partir del pedido.
Esto debe ser definido dentro de las estrategias de compras de la compañía a fin de evitar la omisión de etapas que vulneren normas de auditoría establecidas para el departamento de compras.
4. ASIGNACIÓN CONTABLE: Habiendo sido analizado, aprovecharé en esta sección para hacer una breve sÍntesis del tema, y cuya finalidad será la de ayuda-memoria, a saber:
4.1 - STOCK: En este caso incorporaremos lo adquirido al stock, y pasará a formar parte del INVENTARIO de la compañía. los documentos contables que generan serán imputados a cuentas de stock preestablecidas en la PARAMETRIZACIÓN.
4.2 CENTRO DE COSTO/BENEFICIO: El material es solicitado por alguna sección, la que deberá hacerse cargo dentro de un presupuesto de la erogación que implique la adquisición. Esto se verá reflejado en la imputación de algún CENTRO DE COSTO del SOLICITANTE. O puede ser repetido por mas de uno como una "imputación múltiple".
4.3 - ACTIVO FIJO: La operación de compra está orientada a adquirir un bien de uso, el que será tratado por SAP como un ACTIVO FIJO (o "inmovilizado").
4.4 - PROYECTOS: El ítem del pedido será asignado a un PROYECTO y deducido a su presupuesto el costo originado.
4.5 - PEDIDO DE CLIENTE: El costo originado por la adquisición será asignado como costo de adquisición para venta asociada.
4.6 - ORDEN DE PRODUCCIÓN/MANTENIMIENTO: Asociado al proceso de compras de una orden de fabricación o mantenimiento, será cargada a ésta las erogaciones inherentes a la operación de adquisición.
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Sobre el autor
Publicación académica de David Rojas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Master
David Rojas
Profesión: Repositor - Argentina - Legajo: WT96B
✒️Autor de: 128 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
