1.- Estructura de la Organización - Punto de Vista Fisico
Estructura desde el punto de vista físico de la compañía posee (Sociedad, Org. Compras, Centros)
Tipo de Organización :
- Grupo de Empresas: Cuenta con una Organización de Compras que Comparte 2 Sociedades Independientes, Estas Sociedades tienen distribuidas sus Propios Centros (2 a 3). Compras Centrales
- Especificacion de la Empresa: Cuenta con dos Organizaciones de Compras Independientes para 2 Sociedades Independientes (Una Org, Compras por Sociedad), Cada Sociedad Cuenta con sus propios Centros. Compras Distribuidas
Compras Centrales
Nota: La organización de compras puede gestionar las operaciones de las 2 sociedades y a los centros que conforman estas sociedades
Es cuando solo es definida una organización de compras para gestionar todas las operaciones de compra de la empresa. Es un criterio organizativo y no tanto por lo legal, ya que cada operación que se realice será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad que le corresponda
Ventas de usar este tipo de Organización de Compras Centralizada:
- Gestion y Control: Permite un Mayor control sobre las operaciones
- Consolidación: Se gestiona de forma colectiva la adquisición de bienes y servicios (aumenta la posibilidad de conseguir mejores precios y condiciones)
- Apertura: Acceso a mayor numero de proveedores y mercados con la ventaja de una mejor elección basada en conocimiento y contactos
- Especialización: Podría ser necesario un menor numero de personas en una actividad, pero deberán contar con equipo especializado para cada área donde se gestionan las compras(Electrónica, Química, Contratación de Servicios Especializados, etc).
- Automatización: Relacion con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones e intercambio electrónico de información (Técnicamente, denominado EDI)
Nota: Para centralizar las compras se requiere contar con un buen grupo de personas (No uno Reducido) para unificar las operaciones con todas las ventajas que se mencionan en el punto anterior.
Compras Descentralizadas: Se adopta un esquema donde Cada Sociedad Establece sus Organizaciones de Compras que esta misma aprovisionara a todos los Centros Asociados (Gestione sus adquisiciones de forma Autónoma ya sea que la Sociedad o los mismos Centros Realicen este tipo de operaciones).
Ventajas de la Organización de Compras Descentralizadas:
- Rapidez: Este tipo de organización agiliza los procesos al hacerlos menos burocráticos que en ellos donde las operaciones son de mayor longitud
- Conocimiento: Cuando las compras son efectuadas localmente, hay mas conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores
- Negociación: Quien conduce la operación de aprovisionamiento tiene contacto mas cercano con los proveedores y con esto conoce mejor sus modalidades y formas de operar.
- Transporte: Adquiere los productos o contratando servicios localmente que reducen sus costos de transporte
Nota: El Centro gestione sus compras individualmente o para un grupo cercano de ellos (Ventaja)
Nota 2: Las organizaciones de compras no tiene que estar asociadas a una sociedad para SAP, en caso de no asignar una se puede gestionar las operaciones de compras para cualquier sociedad(Requisito es que los centros sean asociados a las Sociedades)
2.- Estructura de la Organización - Punto de Vista Operativo
Esta basado en la manera en que son asignados los Grupos de Compras o Compradores a las distintas unidades de la organización.
Nota: Se puede estructurar el área de compras de manera centralizada (Un Grupo de compras para todos los centros y sociedades) o distribuidas, dependiendo a como se asigna las tareas de adquisición según las sociedades o los centros.
Tipo de Organización:
- Compras Distribuidas: Una Sociedad cuenta con 2 o mas Grupos de Compras, estos grupos de compras están divididos para diferentes centros (puede contar con 1 o mas centros)
- Compras Centrales: Una Sociedad cuenta con un solo Grupo de Compras, este grupo de compras esta repartido entre todos los Centros de esta Sociedad.
Compras Distribuidas
Define dos o mas Grupos de Compras (Compradores), que son responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o mas Centros asociados.
Se pueden definir de acuerdo a estos criterios:
- Localizacion: Cada grupo de compras es responsable de uno o mas Centros dependiendo de sus ubicaciones
- Especialidad: Se pone en actividades distintos grupos dependiendo de la especialización que requieren las compras (Productos Electrónicos, Químicos, Materias Primas o Contratación de Servicios, etc).
- Volumen:Se pueden definir grupos diferentes de acuerdo a criterio de volumen de compras:
- Compras Generales y menores a Grupo de Compradores Relativamente Grande
- Un grupo de Compras Menores ligada a grandes operaciones
Nota: SAP cuenta con un tipo especial de documento llamado Pedido Abierto o Contrato para arreglos de largo plazo o cantidades importantes con los proveedores.
Grupo de Compras Centrales
Un solo Grupo de Compradores tiene la responsabilidad de todas las operaciones de aprovisionamiento. Este mismo debe contar con habilidades y experiencia entre sus integrantes para la gestionar las operaciones.
Nota: SAP indica que no existe relacion entre la Organización de Compras y Grupo de Compras. Cualquier grupo de compras puede ser responsable de las adquisición a través de cualquiera de las organizaciones de compras y por ende cualquiera de las sociedades definidas.
Nota 2: Los Compradores no se encuentras asociados a un grupo de compras determinado, ellos pueden iniciar el Proceso de compra para cualquier grupo con la condición de que los roles y autorizaciones lo permitan