1. Estructura de la Organización desde el Punto de Vista Físico
El Departamento de Compras organiza su estructura operativa según los objetivos estratégicos de la empresa, relacionando la Organización de Compras, Sociedades y Centros desde una perspectiva física.
Compras Centrales (Grupo de empresas)
Una única Organización de Compras atiende y gestiona las necesidades de múltiples Sociedades, es decir, provisiona centralizadamente a la totalidad de los Centros del grupo empresarial.
Compras Distribuidas (Específica de la empresa)
Cada Sociedad cuenta con su propia Organización de Compras dedicada, es decir la Organización de Compras gestiona de forma independiente únicamente los Centros asignados a su respectiva Sociedad.
Compras Centralizadas
Se configura una única Organización de Compras encargada de gestionar las operaciones de aprovisionamiento para la totalidad de las Sociedades que integran el grupo empresarial. Su implementación responde a una estrategia organizativa, dado que cada operación se imputa legal, económica y financieramente a su Sociedad correspondiente.
Ventajas clave:
Gestión y Control: Otorga una supervisión integral y un mayor control sobre el conjunto de las transacciones de compra.
Consolidación: Agrupa la demanda colectiva de bienes y servicios del grupo, aumentando la capacidad de negociación para conseguir mejores precios y condiciones comerciales.
Apertura: Amplía el acceso a un número mayor de proveedores y mercados, facilitando elecciones óptimas basadas en conocimiento y red de contactos.
Especialización: Permite contar con equipos especializados por rubros específicos (como electrónica, química o contratación de servicios).
Automatización: Los altos volúmenes de intercambio facilitan el uso del intercambio electrónico de información (EDI) y la programación de operaciones.
Compras Descentralizadas
Autonomía por Sociedad: Cada Sociedad establece su propia Organización de Compras para aprovisionar a sus centros asociados de forma independiente. Esta estructura está orientada a que cada Sociedad (o incluso cada Centro en casos más específicos) gestione sus propias adquisiciones.
Ventajas clave:
Rapidez: Agiliza la gestión de procesos al ser menos burocrática que las estructuras centralizadas de gran escala.
Conocimiento: Ofrece un entendimiento más profundo sobre las necesidades operativas de los solicitantes y la cultura comercial local.
Negociación: Permite un trato más cercano y directo con los proveedores, conociendo de primera mano sus formas de trabajo.
Transporte: Disminuye considerablemente los costos logísticos y de flete al aprovisionarse localmente.
2. Estructura de la Organización - Punto de vista operativo
Modela la organización del área de compras según la forma en que se distribuyen los Grupos de Compras (compradores) para atender las necesidades de las distintas Sociedades y Centros.
Modelos de gestión operativa
Compras Distribuidas (Enfoque Operativo)
En una misma Sociedad, la gestión se reparte entre dos o más Grupos de Compras, asumiendo cada uno la responsabilidad del aprovisionamiento para uno o varios Centros específicos.
Criterios de segmentación de grupos:
Localización: Asignación de compradores según la ubicación geográfica o física de los Centros.
Especialidad: Grupos organizados por categoría de producto o servicio (ej. componentes eléctricos, químicos, materias primas o servicios especializados).
Volumen: División según el monto o envergadura de las operaciones; compras menores administradas por compradores generales y grandes operaciones asignadas a un grupo reducido.
Las negociaciones de gran volumen o acuerdos estratégicos a largo plazo se gestionan en SAP mediante documentos de compras como Contratos o Pedidos abiertos.
Compras Centrales (Enfoque Operativo)
Un único Grupo de Compras centraliza la operativa dentro de la Sociedad, es decir, gestiona las necesidades de adquisición para la totalidad de los Centros de la empresa, requiriendo un equipo de compradores con perfiles y habilidades multidisciplinarias.
3. Estructura de la Organización - Casos Prácticos
Empresa compradora
Aplica a grupos empresariales en un mismo ambiente o mandante de SAP donde una sola entidad asume la función comercial de abastecer de bienes y servicios al resto de las empresas del grupo.
Requiere configurar procesos comerciales intercompañía que integren las operaciones de Compras, Ventas y Gestión Administrativa entre las distintas sociedades.
Empresa con distintas actividades
Ocurre cuando las sociedades del grupo desempeñan roles diferenciados (producción, venta, etc.) y cada una requiere aprovisionarse de insumos o productos específicos para operar.
Aunque compartan el mismo mandante en SAP, la estructura de compras debe diseñarse según los circuitos de negocio particulares de cada sociedad, evaluando la posibilidad de consolidar operaciones cuando sea factible.