✒️SAP MM / Estructura de la Organización de Compras Por German Giovannini
SAP MM Estructura de la Organización de Compras
Organizaciones de compras
Opciones de configuración
Las diferentes opciones de asignación entre sociedad, centro y organización de compras tendrán diferentes "categorías" de organización de compras. Existen tres categorías de organización de compras:
Organización de compras específicas de centro:
Una organización de compras es responsable del aprovisionamiento de materiales para un solo centro.
Asignación obligatoria:
- Asignar organización de compras a una sociedad
- Asignar organización de compras a centro (solo se asigna un centro que pertenezca a esta sociedad)
Organización de compras válida para todos los centros:
Una organización de compras es responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios para varios centros que pertenecen a una sociedad.
Asignación obligatoria:
- Asignar organización de compras a una sociedad
- Asignar organización de compras a centro (se asignan todos los centros que pertenecen a esta sociedad para la que la organización de compras debe ser responsable)
Organización de compras multisociedad:
No debe asignar la organización de compras a ninguna sociedad.
Asignación obligatoria: Asignar organización de compras a centros que pertenecen a diferentes sociedades
Estructura de la organización - Punto de vista fisico
En lecciones anteriores fueron definidos cada uno de los componentes de una empresa y se analizó su estructura organizativa, por lo que se sabe que el Departamento de Compras se encarga de organizar su propia estructura y funcionamiento dependiendo de sus objetivos estratégicos.
En el siguiente esquema se muestran ejemplos de cómo se puede organizar una compañía desde el punto de vista físico, o sea, Sociedades, Organizaciones de Compra y Centros definidos.
En el esquema se puede ver como una organización de compra tramita operaciones para varias sociedades y a su vez a través de ella al grupo de centros que las conforman.
En el esquema aparecen conceptos ya estudiados, estos se pueden asociar de distintas formas dependiendo de la función y la responsabilidad del área de compras.
Compras centralizadas
Aquí se definirá una sola Organización de Compra dentro del sistema, esta será la responsable de gestionar cada una de las operaciones de compras del grupo de empresas.
Para adoptar este tipo de compras se utilizan criterios basados más bien en aspectos organizativos que legales pues cada operación que se lleve a cabo será imputada y referida de forma legal, financiera y económica a la sociedad que le corresponda.
Beneficios de la dieta centralizada
- Gestión y control: La forma en la que está estructurada permite un mayor control sobre las operaciones que se realicen.
- Consolidación: La adquisición de servicios y bienes se realiza de forma colectiva esto hace que las posibilidades de mejores condiciones y precios sean mayores.
- Apertura: Estará a su alcance mayor cantidad de proveedores y mercados por lo tanto se podrá hacer una mejor elección teniendo en cuenta los contactos y conocimientos.
- Especialización: Se podrá prescindir de cierto personal para realizar las actividades siempre que se cuente con equipos especializados en las áreas donde se realicen las compras.
- Automatización: El contacto con proveedores que manejen grandes volúmenes de intercambio permite programar operaciones e intercambiar información de forma electrónica (denominado EDI, técnicamente).
Es importante que se entienda que al referirse a compras centralizadas no significa que las actividades serán realizadas por unas pocas personas, sino que las operaciones serán unificadas y tendrán las ventajas que ya fueron explicadas.
Compras descentralizadas
Esta modalidad adopta una organización diferente, cada Sociedad se encargará de establecer su propia organización de compra y suministrará a cada uno de los centros que tenga asociados.
Las compras descentralizadas están más enfocadas a que cada sociedad tenga autonomía en sus adquisiciones y con ella, los centros que la conforman.
En este tipo de compras, la organización de la compañía no solo está enfocada a que cada sociedad se encargue de sus compras de forma independiente sino también a que en casos extremos cada uno de sus centros pueda hacerlo.
Beneficios de las compras centralizadas
- Rapidez: con este tipo de organización los procesos son más rápidos y hay menos burocracia comparada con otros donde las operaciones son más extensas.
La organización operativa está basada en la forma en que son asignados los grupos de compras o compradores a cada una de las unidades que forman la organización comercial.
El área de compras también se puede organizar de forma centralizad o distribuida, dependiendo de cómo fueron asignadas las tareas de adquisición por cada sociedad y/o centro. En el siguiente esquema se comprara 2 escenarios diferentes donde se va a definir la organización del sector de compras.
Compras distribuidas: Si se trata el ejemplo de una sociedad única, se van a definir 2 o más grupos de compras o compradores, estos serán los responsables de llevar a cabo la labor de adquirir los servicios y bienes destinados para uno o más centros que están asociados a dicha empresa.
Al tener varios grupos, estos se podrán definir teniendo en cuenta diferentes criterios prácticos como:
- Localización: Cada grupo de compra se va a responsabilizar de un centro o más de uno dependiendo de su localización física.
- Especialidad: Se pondrán a funcionar diferentes grupos según la especialización que sea necesaria en cada compra, o sea, productos eléctricos, "químicos, materias primas o contratación de servicios especializados, entre otros.
- Volumen: Se pueden definir distintos grupos según criterios de volumen de compras, al asignar las compras menores y generales a una cantidad grande de compradores ( y grupos a los que se encuentren asociados) y se puede definir otro número reducido para las compras que estén relacionadas a grandes operaciones. SAP cuenta con un documento especial que se llama pedido abierto o contrato que se usa en arreglos a largo plazo o también en cantidades o montos de importancia para los proveedores.
Compras centrales: En este tipo de compras, un único grupo de compradores cargarán con la responsabilidad de todas las operaciones relacionadas con llevar adelante los procesos de suministro.
Aunque se hace referencia a un solo grupo, sus integrantes deben tener las habilidades y experiencia necesarias para gestionar todas las operaciones igual que en el caso anterior.
Es importante saber que no hay una relación establecida entre la organización de compras y los grupos de compras, por tato cualquier grupo de compras puede tener la responsabilidad de adquirir bienes y servicios a través de cualquier organización de compra y por tanto para cualquier sociedad que haya sido definida en el sistema.
Los compradores tampoco están asociados de forma directa a un grupo específico de comprador, esto quiere decir que cualquier comprador puede iniciar un proceso de compra para cualquier grupo, la única condición que existe es que las autorizaciones que le hayan sido asignadas se lo permitan.
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Sobre el autor
Publicación académica de German Andres Giovannini, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
German Andres Giovannini
Profesión: Gestión de Activos y Mantenimiento - Argentina - Legajo: PP75K
✒️Autor de: 186 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Power BI for SAP
- Carrera Consultor SAP PM
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Curso Introducción SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Líder en confiabilidad y mantenimiento con 21 años de experiencia en minería. experto en sap y gestión estratégica de activos, enfocado en optimizar la productividad y reducir costos mediante kpis y m
Certificación Académica de German Giovannini
