✒️SAP MM / Estructura de la Organización de Compras Por José Reyes Alarcón.
SAP MM Estructura de la Organización de Compras
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1| Estructura de la organización – Punto de vista físico
El departamento de Compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo con sus objetivos estratégicos.
El siguiente esquema representa ejemplos de organización desde el punto de vista físico de la compañía, esto es, las Sociedades, Organizaciones de Compra y Centros.
1.1 Compras Centralizadas. El sistema será definido en una sola Organización de Compra, la cual será la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas.
El criterio que define la adopción de este caso tiene que ver mas con lo organizativo que con el aspecto legal, que desde el punto de vista operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.
Algunas ventajas de este tipo de organización:
- Gestión y Control. Permite un mayor control sobre las operaciones
- Consolidación. Se gestiona en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.
- Apertura. Se tendrá acceso a un numero mayor de proveedores y mercados con la ventaja de una mejor elección basada en el conocimiento y los contactos.
- Especialización. Podría ser un menor número de personas involucradas en la actividad.
- Automatización. La relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información (EDI).
1.2 Compras Descentralizadas. esta orientada a que cada sociedad gestione las adquisiciones en forma autónoma y a través de ella, los centros que la conforman.
En este caso la organización de la compañía se orienta a que no solo, cada sociedad gestione sus compras independientemente, si no que, en casos mas limites, lo haga cada uno de los centros.
Algunas ventajas de esta estructura:
- Rapidez.
- Conocimiento
- Negociación
- Transporte
Por razones didácticas se asocia las organizaciones de compras a sociedad, esto no es un requisito para SAP. Si no asignamos ninguna sociedad a la organización de compras, esta podrá gestionar operaciones de compras para cualquiera de ellas (sociedades); el único requisito será que los centros correspondientes sean asociados a sus sociedades.
2| Estructura de la Organización – Punto de vista operativo
Este esquema de organización está basado, fundamentalmente, en la manera en que son asignados los grupos de compras o compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.
También podríamos estructurar el área de compras de manera centralizada o distribuida, de acuerdo como asignamos la tarea de adquisición según las sociedades y/o los centros.
2.1 Compras distribuidas.
Tomando el ejemplo de una sociedad única, se definen 2 o mas grupos de compras (o compradores), las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o mas centros asociados a la empresa mencionada.
A partir del concepto de tener varios grupos, estos podrían ser definidos de acuerdo con diversos criterios prácticos, por ejemplo:
- Localización. Cada grupo de compras será responsable de 1 o más centros debido a sus ubicaciones físicas
- Especialidad. Se pondrán en actividad distintos grupos acordes a las especializaciones.
- Volumen. Podrían definirse grupos diferentes de acuerdo con un criterio de volúmenes de compras.
2.2 Compras Centrales.
En este caso un solo grupo de compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.
Aunque la intuición nos sugiera una relación entre organización de compras y grupo s de compras, para SAP no es así, ya que hay una relación establecida. De manera que, cualquier grupo de compras puede ser responsable de las adquisiciones a través de cualquiera de las organizaciones de compras y por extensión, para cualquiera de las sociedades definidas en el sistema.
Los compradores no se encuentran asociados directamente a un grupo comprador determinado; cualquiera de ellos puede iniciar procesos de compra para cualquier grupo, con la sola condición de que los roles o autorizaciones que tenga se lo permitan.
3| Estructura de la organización – casos prácticos
A continuación, se mencionan algunos casos prácticos que podrán ser encontradas en las empresas o grupo de empresas.
3.1| Empresa compradora
Ejemplo referido al caso de grupo de empresarios, donde un numero de empresas se encuentran definidas en un mismo ambiente de SAP (o mandantes diferentes, si fuera el caso), y legalmente una de ellas cumple como única función comercial, abastecer bienes y servicios a las empresas restantes.
En este caso, se deberán definir procesos comerciales dentro de SAP que permitan gestionar los procesos de compras, ventas y administrativos que relacione cada una de las empresas constitutivas.
3.2| Empresas con distintas actividades.
En este ejemplo algunas de ellas se encargan de la producción de bienes, otras de la venta de estos y cada de ellas debe aprovisionarse de los insumos o productos que requiere para su funcionamiento.
En este caso, aunque se encuentren bajo un mismo mandante de SAP, se debe analizar su estructura de compras acorde a sus circuitos de negocios y necesidades, independiente de la definición de las restantes, o consolidar algunas operaciones si fuera posible.
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Sobre el autor
Publicación académica de José Ricardo Reyes Alarcón., en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
José Ricardo Reyes Alarcón.
Profesión: Gerente de Infraestructura y Soport - Mexico - Legajo: PR30D
✒️Autor de: 147 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP BI / BW BO Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP BASIS NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP BASIS NetWeaver Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Dominar todas las tareas de basis para mantener en optimas condiciones de desempeño, seguridad y estabilidad los sistemas sap en los ambientes de desarrollo, calidad y productivo.
Certificación Académica de José Reyes
