ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN - PUNTO DE VISTA FÍSICO
En la presente lección se presentará como está estructurada el DEPARTAMENTO DE COMPRAS y como esta organiza sus funciones de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
Se puede mencionar los siguientes aspectos o elementos de la organización desde el punto de VISTA FÍSICO de la compañía o empresa. (Organización de compra, sociedad, centro)
Es necesario indicar que la estructura representa a la ORGANIZACIÓN DE COMPRAS y como esta gestiona las operaciones para diversas SOCIEDADES y a través de ella el conjunto de CENTROS la que la conforman.
1. COMPRAS CENTRALIZADAS
En este caso, dentro de la EMPRESA se establecerá o se definirá UNA SOLA ORGANIZACIÓN DE COMPRA la cual será la encargada de gestionar todas las operaciones de compra del GRUPO DE EMPRESAS.
Es importante destacar que, en esta parte, cada operación será referida e imputada LEGAL, FINANCIERA y ECONOMICAMENTE a la SOCIEDAD correspondiente.
VENTAJAS de este tipo de estrategia de compras
· GESTIÓN Y CONTROL: Esta estructura permite tener un mayor control de las operaciones.
· CONSOLIDACIÓN: Se gestiona de forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con los cual aumentan las posibilidades de alcanzar mejores PRECIOS y CONDICIONES.
· APERTURA: Se podrá tener acceso a mayor numero de acceso a PROVEEDORES y MERCADOS con la ventaja de tener mejor elección basada en el conocimientos y contactos.
· ESPECIALIZACIÓN: Se puede tener un menor número de personas involucradas en el proceso, deben de ser especialistas y deben de contar con herramientas y equipos apropiados para cada sector de compras (Química, Electrónica, contratación de servicios especializados.)
· AUTOMATIZACIÓN: La relación con pro
· veedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan las operaciones e intercambio electrónico de información (EDI)
2. COMPRAS DESCENTRALIZADAS
En este caso, se adoptará un esquema donde cada SOCIEDAD establece su ORGANIZACIÓN DE COMPRAS y aprovisiona todos sus centros asociados. En este tipo de esquema se estima que cada sociedad gestione las adquisiciones en forma AUTONOMA e INDEPENDIENTE y a través de ella todos los CENTROS que la conforman.
VENTAJAS de este tipo de estrategia de compras
· RAPIDEZ: Busca agilizar los procedimientos y operaciones.
· CONOCIMIENTO: Cuando las compras se efectúan localmente, se suele tener más conocimiento sobre las necesidades y costumbres de los solicitantes y modalidades de los proveedores.
· NEGOCIACIÓN: Quien conduce las operaciones de aprovisionamiento, conoce o manejara más efectivamente el contacto con el proveedor y sus condiciones de maniobra y pago.
· TRANSPORTE: Adquiriendo localmente los productos y abastecimientos, se reducen considerablemente los COSTOS DE TRANSPORTE.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN - PUNTO DE VISTA OPERATIVO
En este esquema se apreciará fundamentalmente en la manera de cómo son asignados los GRUPOS DE COMPRAS o COMPRADORES a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.
1. COMPRAS DISTRIBUIDAS
En este caso, se adoptará un esquema donde única SOCIEDAD establecerá dos o más GRUPOS DE COMPRAS (o COMPRADORES) que serán responsables de gestionar todas las operaciones de adquisición de bienes y servicios para uno o más CENTROS asociados a la EMPRESA.
Basado en los GRUPOS DE COMPRAS, se establecen diversos criterios tales como.:
· LOCALIZACIÓN: Cada GRUPO DE COMPRAS será en cargado o responsable de uno o mas centros.
· ESPECIALIDAD: Se pondrán en actividad diversos grupos de acuerdo a la especialización que requieran las compras. Ejemplo: Productos eléctricos, Químicos, Materias primas entre otros.
VOLUMEN: podrán definirse diferentes grupos de acuerdo al volumen de compras asignando las COMPRAS GENERALES y MENORES a un grupo grande de compradores (y grupos a los que se encuentren asociados) y definir otro grupo reducido para las compras ligadas a GRANDES OPERACIONES.
SAP cuenta con un tipo d documento especial llamado PEDIDO ABIERTO o contrato para arreglos a largo plazo o montos importantes con los PROVEEDORES.
2. COMPRAS CENTRALES
En este caso, solo un GRUPO DE COMPRAS, tendrá la responsabilidad de llevar a cabo todas las operaciones de aprovisionamiento. Ese mismo grupo deberá contar con habilidades y conocimiento para llevar a cabo todas las operaciones.
Debemos de tener presentes que, para SAP, entre los GRUPO DE COMPRAS y ORGANIZACIONES DE COMPRA, no existe una relación, esto indica que cualquier GRUPO DE COMPRAS puede ser responsable de las adquisiciones a través de cualquier ORGANIZACIÓN DE COMPRAS y por extensión, para cualquier SOCIEDAD establecida en el sistema.