Estructura de la organización: punto de vista operativo.
Este esquema de organización está basado en la manera en que son asignados los Grupos de Compras o Compradores a las distintas unidades que constituyen la organización comercial.
O sea que de acuerdo a como se asignan las tareas de adquisición según las sociedades y los centros se puede estructurar el área de compras de manera centralizada o distribuida.
Hay dos modalidades de compras, las distribuidas y las centrales.
Compras distribuidas son las tomando el ejemplo de una Sociedad única, se definen dos o más grupos de compras (o compradores) las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o más centros asociados a la Empresa.
Criterios de definición del concepto de tener varios grupos:
Localización, especialidad volumen
Compras centrales:
En este caso un solo grupo de compradores tiene la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.
Los compradores no se encuentran asociados directamente a un grupo de compradores determinado, cualquiera de ellos puede iniciar procesos de compra para cualquier grupo con la sola condición de que los roles y autorizaciones asignadas se lo permitan.
PROCESO DE COMPRAS
Término que se refiere a todas las actividades asociadas a la adquisición de bienes o la contratación de servicios.
En su conjunto se lo suele denominar "Proceso de Compra" y según las características definidas por la Compañía podría incluir la totalidad de documentos disponibles por SAP o sólo algunos de ellos.
A modo de ejemplo, si bien los documentos obligatorios son el Pedido, Recepción de Mercadería y Verificación de factura, habitualmente se recurre al uso intensivo de otros como las Solicitudes de pedido y Contratos y de manera menos frecuente al registro de las Cotizaciones recibidas de los proveedores y su comparación.
Es muy interesante tener presente que todos ellos se encuentran relacionados por ciertos datos claves (números de documentos y/o posiciones) que permite la "navegación" por el conjunto de documentos asociados a un mismo Proceso de compra.