ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN PUNTO DE VISTA FISICO
Analizaremos la estructura organizativa de una empresa y definimos cada uno de sus componentes, el departamento de compras organiza una estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
Análisis del funcionamiento y responsabilidades del área de compras
*Compras centralizadas
Dentro del sistema será definida una sola organización de compras la cual será la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas
Ventajas:
Gestión y Control: permite un mayor control sobre las operaciones
Consolidación: Gestionar en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.
Apertura: un mayor número de proveedores y mercados, basado en el conocimiento y contacto.
Especialización: contar con un menor número de personas involucradas en la actividad.
Automatización: relación con proveedores con gran volumen de intercambios, pero deberán contar con equipos especializados.
*compra Descentralizada
Cada sociedad establece su organización de compras y aprovisiona a todos sus centros asociados.
Esta más orientada a que cada sociedad gestione las adquisiciones en forma autónoma, y atraves, de ella, los centros q la conforman.
*Beneficios de las compras descentralizadas
Rapidez: se agilizan los procesos y se hacen menos burocráticos que aquellos donde las operaciones son de mayor envergadura.
Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber mayor conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes.
Negociación: quien conduce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto más cercano con los proveedores y conocen mejor su modalidad y forma de operar.
Transporte: adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos.
*estructura de la organización – punto de vista operativo
Este esquema está basado, fundamentalmente, en la manera en q son asignados los grupos de compra o compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.
Nota 1: Podríamos estructurar el área de compras de manera centralizada o distribuidos, de acuerdo a como asignamos las tareas de adquisición según las sociedades y centros
*El sector de compras tiene dos modalidades
*Compras distribuidas
Se define dos o más grupos de compras, las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y/o servicios para uno o más centros.
A partir del concepto pueden tener varios grupos
Localización: cada grupo de compra será responsable de uno o más centros en razón a sus ubicaciones físicas.
Especialidad: se pondrán en actividad distintos grupos acordes a la especialización que quieran las compras.
Volumen: podrían definir grupos diferentes de acuerdo a un criterio de volumen de Compras, asignando las compras generales y menores a número relativo de compradores.
*compras centrales
Un solo grupo de compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.
El mismo deberá de contar con las habilidades y experiencias entre sus integrantes para gestionar las operaciones.
Nota 2: Aunque la intuición nos diga que la organización de compras y grupos de compras nos sugiera q es igual, para SAP no es así, ya que no hay una relación establecida. Cualquier grupo de compras puede ser responsable de las adquisiciones a través de cualquiera de las organizaciones de compra y por extensión a cualquier de las sociedades.
Nota 3: los compradores no se encuentran asociados directamente a un grupo de compra determinada, cualquiera de ellos puede iniciar un proceso de compra para cualquier grupo, con la sola condición que los roles y autorización se lo permitan.