El departamento de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
Una Organización de compras puede gestionar las operaciones para diversas sociedades y los centros que las conforman.
Compras Centralizadas: Cuando se define solo una organización de compras y gestionará todas las operaciones de compras del grupo de empresas (sociedades)
Ventajas:
- Gestión y Control: Estructura que permite mayor control en las operaciones.
- Consolidación: Gestiona colectivamente la adquisición de bienes y servicios y aumenta la posibilidad mejores precios y condiciones.
- Apertura: Acceso a un número mayor de proveedores y mercados, dando lugar a una mejor elección basada en conocimiento de los contactos.
- Especialización: Electrónica, Química, Servicios Especializados, ect.
- Automatización: La relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información.
Compras Descentralizadas: Se orienta a que no solamente las sociedades gestione las compras de forma independiente, sino que también, en casos más limitados lo puedan realizar cada uno de los centros.
Ventajas:
- Rapidez: Suele agilizarse los procesos ya que son menos burocráticos a diferencia de aquellos que son de mayor complejidad.
- Conocimiento: Conocimiento de las necesidades, costumbres de los solicitantes y modalidades de los proveedores.
- Transporte: al contratar servicios y comprar productos localmente, se reducen los costos de transporte.
Nota: No es requisito vincular una sociedad a una organización de compras, esta puede utilizarse para todas las sociedades, siempre y cuando el centro a utilizar si corresponda a la sociedad en cuestión.
Estructura de la Organización - Punto de vista Operativo:
Basado en la forma que son distribuidas las organizaciones de compras (compradores) en la organización comercial.
Compras Distribuidas: Dos o más grupos de compras responsables de la adquisiciones de bienes y servicios para los centros vinculados a la Empresa.
Criterios de definición:
- Localización: cada organización de compras será responsable de uno o más centros dependiendo de su ubicaciones físicas.
- Especialidad: Electrónica, Química, Servicios Especializados, etc.
- Volumen: Grupos diferentes de acuerdo al volumen de compras SAP cuenta con un documento especial llamado Pedido abierto o contrato para arreglos a largo plazo, cantidades o montos importes con los proveedores.
Compras Centrales:
Un grupo de compras tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de los procesos de aprovisionamiento.
Nota: En SAP no hay relación entre Grupo de compras y organización de compras de forma que cualquier grupo de compras pueda ser responsable de las adquisiciones atreves de cualquiera de las organizaciones de compras y por consecuencia, para cualquier sociedad definida.
Los roles y autorizaciones son esenciales para que el usuario pude utilizar los grupos de compras en un Pedido.