✒️SAP MM / Estructura de la Organización de Compras Por Hugo Curtidor Castellanos

Lección 1: Estructura de la Organización Compras

1. Estructura de la Organización – Punto de vista físico

El depto de Compras organiza sus estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estrategicos. El siguiente esquema representa ejemplos de organizació desde el punto de vusta físico de la compañía:

En este ejemplo una misma Organización de Compra gestiona las operaciones para diversas Sociedades y a traves de ella al conjunto de Cneros que las conforman

Sociedad: Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales.

Sociedad: Hace referencia a entes legales definido en SAP que cumplen con todos los requisitos legales y operativos dispuestos por la legislación del país correspondiente y todas las funcionalidades operativas requerida por la empresa.

Centro.Planta: Este concepto se aplica a unidades organizacinales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas (producción. Abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, etc.) de la compañía desde el punto de vista físico y operativo. Es el encargado de gestionar el stock, recibir y entregar la mercadería y satisfacer las demandas de la producción y las ventas.

Organización de Compras: Es un nivel de organización que permite subdividir las operaciones de aprovisionamiento y establecer diferentes pautas o condiciones de compra con un proveedor para uno o más centros. Es responsable jurídicamente del cierre de las operaciones o contratos de compras

Organización de Compras: Unidad de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de la gestión de compras. Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de todas las operaciones inherentes a este proceso

Almacén: Es una definición que permite subdividir y clasificar los espacios de un centro de acuerdo a cirterios físicos y operativos y determinados por las condiciones de almacenamiento, zona de recepción y entrega, inspección, etc.

1.1 Compras centralizadas

En este caso, dentro del sistema será definidad una sóla Organización de Compra, la cual será la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas.

Este tipo de organización presenta una serie de ventajas que mencionaremos a continuación:

· Gestión y control: Esta estructura permite un mayor control sobre las operaciones

· Consolidación: Se gestiona en fomra colectiva la adquisición de bienes y ervicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones

· Apertura: Se tendrá acceso a un número de proveedores y mercados con la consiguiente ventaja de una mejor elección, basada en el conocimiento y los contactos.

· Especialización: Podría ser necesario un menor número de persoan involucradas en la actividad, pero deberán, contar con equipos especializados para áreas donde gestionen las compras (electrónic, química, contratación de servicios especializados, etc.).

· Automatización: La relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de informaión (denomindado EDI)

1.2 Compras Descentralizadas

En esta modalidad se estaría adoptando un esquema donde cada solciedad establece su Organización de Compras, y aprovisiona a todos sis centros asociados. Está más orientada a que cada Sociedad gestione las adquisiciones en forma autónoma y a traves de ella, los Cnetros que la conforman

En contraposición con las ventajas de la otra forma de estructura, la opción descentralizada presenta otros beneficios a tenr en cuenta:

· Rapidez: Este tipo de organización suele agilizar los procesos y hacerlos menos burocráticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor embegadura

· Conocimiento: Cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber más conocimientos de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores

· Negociación: Quien conduce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto más cercano con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar.

· Transporte: Adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos de transporte.

2. Estructura de la Organización - Punto de vista operativo

Este esquema de organización está basado, en la manera en que son asignados los Grupos de Compras o Compradores a las distintas unidades constituyentes de las organización comercial.

El siguiente esquema grafpica y compara dos escenarios distintos para definir la organización del sector de compras:

Analizaremos las dos modalidades presentadas:

2.1 Compras distribuidas

En tal como indica el esquema, y tomando el ejemplo de una Sociedad única, se definen dos o mas Grupos de Compras, las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o mas Centros asociados a la empresa mencionada.

De acuerdo a lo anterior, estos podrían ser definidos de cacuerdo a diversos criterios prácticos:

· Localización: Cada grupo de compras será responsable de uno a más centros en razón de sus ubicaciones físicas

· Especialidad: Se podrán en actividad distintos grupos acordes a la especialización que requieran las compras, esto es por ejemplo: prouctos elecricos, electrónicos, qiemiso, materias primas o contratación de servicios especialixadeos, etc.

· Volúmen: Podrían definirse grupos diferentes de acuerdo a un criterio de volúmenes de compras, asignando las compras generales y menores a un número relativamente grande de compradores y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones.

Como comentario, se menciona que SAP tiene un tipo especial de documento, llamado Pedido Abierto o Contrato para arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores

Pedido Abierto / Contrato: Es un documento de SAP mediante el cual se registra en el sistema un acuerdo a largo plazo (Ej, un año) con un proveedor por la provisión de determinados productos o servicios. Las futuras adquisiciones serán hechas con referencia y condiciones establecidads en él.

2.2 Compras Centrales

En este caso, un solo Grupo de Compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.

Aunque estemos hablando de un solo grupo, el mismo deberá contar con las habilidades y experiencia entre sus integrantes para gestionar las operaciones, de manera similar al caso anterior.

3. Estructura de la Organización - Casos prácticos

A continuación mencionamos algunos casos prácticos u opciones que podrán ser encontradas en las empresas o grupo de empresas

3.1 Empresa compradora

Este ejemplo está referido al caso de grupos empresarios, donde un número de empresas se encuentran definidas en un mismo ambiente (o mandantes diferentes, si fuera el caso) y legalmente una de ellas cumple como única función comercial, abastecer de bienes y servicios a las empresas restantes.

Se deberán definir procesos comercial dentro de SAP que permitan gestionar los procesos de Compras, Ventas y Administrativos que relaciones cada una de las empresas constitutivas.

Ambiente: Sistema SAP compuesto por un servidor de aplicación y una base de datos.

Mandante: Instancias creadas dentro de un ambiente, que se utiliza para configuración, desarrollo o pruebas.

3.2 Empresa con distintas actividades

Dentro de las sociedades que constituyen el grupo, algunas de ellas se encargan de la producción de bienes, otras de la venta de los mismos y cada una de ellas debe aprovisionarse de los insumos o productos que requiere para su funcionamiento.