Estructura de la organización - Punto de vista físico
El departamento de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
Compras centrales: una org de compras gestiona las operaciones para varias sociedades y un conjunto de centros que las conforman.
1.1 Compras centralizadas: En este caso dentro del sistema se definirá una sola org de compras, la cual se encargará de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas.
!!! El criterio que define la adopción de este caso, tiene que ver más con lo organizativo que con el aspecto legal, ya que desde ese punto de vista, cada operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.
VENTAJAS:
- Gestión y control: permite un mayor control sobre las operaciones.
-Consolidación: se gestiona en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumenta la posibilidad de conseguir mejores precios y condiciones.
- Apertura: se tendrá acceso a un número mayor de proveedores y mercados con la consiguiente ventaja de una mejor elección, basada en el conocimiento y los contactos.
- Especialización: Podría ser necesario un menor número de personas involucradas en la actividad, pero deberán, contar con equipos especializados para áreas donde gestionen las compras( electrónica, química, contratación de servicios especializados, entre otros)
Automatización: la relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información (técnicamente, denominado EDI)
!!! Aunque se refiere a centralizar las compras, no implica que la tarea será llevada a cabo por un grupo reducido de personas, sino que se orienta a unificar las operaciones con las ventajas mencionadas!!!
Compras distribuidas: varias org de compras manejando una sociedad y los centros de cada una de ellas.
1.2 Compras descentralizadas: se adopta un esquema donde cada sociedad establece su organización de compra y aprovisiona a todos sus centros asociados. Esta más orientada a que cada sociedad gestiones la adquisición en forma autónoma, y a través de ella, los centros que la conforman.
!!! En este caso, la organización de la compañía se orienta a que no sólo, cada sociedad gestione sus compras independientemente, sino que, en casos mas límites, lo haga cada uno de los centros!!!!
VENTAJAS:
-Rapidez: este tipo de organización suele agilizar los procesos y hacerlos menos burocráticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor envergadura.
- Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber más conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.
- Negociación: quien conduce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto más cercano con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar.
- Transporte: si se adquieren localmente los productos o contratados los servicios se reducen cosiderablemente los costos de transporte.
Compras centrales: una org de compras para varias sociedades y múltiples centros.
Compras distribuidas: varias org de compras manejando una sociedad y los centros de cada una de ellas
Estructura de la organización - Punto de vista Operativo
Esta basado principalmente en la manera en que son asignados los grupos de compras o compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.
!! De manera similar al caso anterior, también se pudiera estructurar el área de compras de manera centralizada o distribuida, de acuerdo a como se asignen las tareas de adquisición según las sociedades y/o centros.
2.1 Compras distribuidas: tomando el ejemplo de una sociedad única, se definen dos o más grupos de compras (o compradores), las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o más centros asociados a la empresa mencionada.
A partir del concepto de tener varios grupos, estos podrían ser definidos de acuerdo a diversos criterios prácticos, por ejemplo:
-Localización: cada grupo de compras será responsable de uno a más centros en razón de sus ubicaciones físicas.
- Especialidad: se pondrán en actividad distintos grupos acordes a la especialización que requieran las compras, esto es, por ejemplo, productos eléctricos, electrónicos, químicos, materias primas o contratación de servicios especializados, entre muchos otros.
- Volumen: podrían definirse grupos diferentes de acuerdo a un criterio de volúmenes de compras, asignando las compras generales y menores a un número relativamente grande de compradores ( y grupos a los que se encuentren asociados) y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones.
Tipo especial de documento Pedido abierto o contrato para arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores.
2.2 Compras centrales: en este caso, un solo grupo de compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.
Aunque estemos hablando de un solo grupo, el mismo deberá contar con las habilidades y experiencia entre sus integrantes para gestionar las operaciones, de manera similar al caso anterior.
IMPORTANTE: aunque existe una relación entre Org de compras y grupos de compras, para sap no es asi, ya que no hay una relación establecida. De manera que, cualquier grupo de compras puede ser responsable de la adquisición a través de cualquiera de las Org de compras y por extensión, para cualquiera de las sociedades definidas en el sistema.
De manera similar los compradores no se encuentran asociados directamente a un grupo de compradores determinado; cualquiera de ellos puede iniciar procesos de compra para cualquier grupo, con la sola condición de que los roles o autorizaciones que tenga asignado se lo permitan.