Estructura de la organización de compras
Punto de vista físico
Cada Departamento de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
Una organización de compra puede gestionar las operaciones para varias sociedades y a través de ella gestionar a los centros que los conforman. Según el funcionamiento y responsabilidad el área de compras puede asociar de deferentes maneras veamos algunos elementos:
- Compras centralizada: En el sistema será definida una sola organización de compras la cual será la encargada de gestionar todas las operaciones de compras de la empresa. Algunas ventajas :
- Gestión de control : mayor control sobre las operaciones
- Consolidación: Forma colectiva de adquisición con lo cual se pacta mejores condiciones y precios.
- Apertura: Mayor numero de proveedores con la ventaja de mejor elección por medio de conocimiento y contactos
- Especialización: Equipo especializado y adecuado para la gestión de compras.
- Automatización: Para grandes volúmenes de intercambio se utilizan operaciones electrónico EDI.
2. Compras descentralizadas: Se definirá en el sistema un esquema donde cada sociedad cuente con su organización de compra la cual aprovisionara a todos los centros. Se orienta a que no solo la sociedad gestione sus compras si no que lo hagan los propios centros. algunas Ventajas
- Rapidez: Agiliza los procesos
- Conocimiento: Mas conocimiento en las necesidades y costumbres al ser compras locales.
- Negociación: Contacto mas cercano con los proveedores y sus modalidades y formas de operar.
- Transporte: Reducción de costos por compras local.
Información importante: No es requisito para SAP asociar la organización de compra a una sociedad, si no asignamos estas igual podrán gestionar sus compras y operaciones para cualquier sociedad lo importante es que los centros correspondientes sean asociados a sus sociedades.
Punto de vista operativo
Este depende fundamentalmente de la manera en que son asignados los grupos de compras a las distintas unidades comerciales de la organización, todo depende del grado de responsabilidad y su asignación a cada grupo de compras con relación a las sociedades y centros.
Modalidades:
- Compras distribuidas: Una única sociedad donde se definen dos o mas grupos de compra serán los responsables de las tareas de adquisición para uno o mas centros. A partir de esto se podrían tener varios grupos y ser definidos de acuerdo a diversos criterios :
- Localización: Cada grupo de compras será responsable de uno o mas centros en razón a su ubicación física
- Especialidad: Se separarán en distintos grupos según su especialidad de compra.
- Volumen: Se definirán grupos de acuerdo a los criterios de volumen de compra.
2. Compras centrales: En este caso un solo grupo de compradores tendrán la responsabilidad de toda la operación de aprovisionamiento. En este grupo de compradores se deberán contar con las habilidades y experiencia para gestionar las operaciones.
Importante: Los compradores no se encuentran asociados a un único grupo, estos pueden efectuar procesos de compra en cualquier grupo dado que se tenga el debido permiso.
Casos prácticos:
- Empresa compradora:
Un número de empresas se encuentra definida en un mismo ambiente SAP pero legalmente una de estas empresas cumple la función comercial de abastecer de bienes y servicios al resto de las empresas, por lo cual se deberá definir en SAP procesos de compra, venta y administrativos que relacione cada una de las empresas constituidas.
2. Empresa con distintas actividades:
Dentro de las sociedades que la constituyen, una de ellas se encargara de producción, otra de ventas y ambas deberán aprovisionarse de sus insumos que requieren para su funcionamiento, aun que todas se encuentren en un mismo mandante en SAP, se deberá analizar su estructura de compras acorde a sus necesidades y consolidar algunas operaciones.