Proceso de compras , Estructura y Funcionalidades
Estructura de una Organización – Punto de vista Físico
El departamento de compras organiza su estructura de acuerdo a las estrategias comerciales.
A continuación, podremos ver un cuadro en el que se puede apreciar le estructura de una empresa comenzado por La Organización de Compras, seguidos pode la o las sociedades y finalizando con el o los Centros.
En el recuadro podremos observar como una Organización de Compras puede gestionar a diferentes sociedades y por lo tanto a múltiples Centros.
Hay dos elementos que pueden ser asociados de diferentes maneras al Área de Compras:
1.1 // Compras Centralizadas:
Es cuando dentro del sistema se DEFINE UNA SOLA ORGANIZACIÓN DE COMPRAS la cual se encargará de todos los movimientos de compras del grupo de empresas
Algunas ventajas de este tipo de organización:
Ø Gestión y Control: mayor control sobre las operaciones.
Ø Consolidación: Se gestiona la adquisición colectiva de materiales y servicios trayendo consigo mejores servicios y precios.
Ø Apertura: Se tiene mayor número de contacto de proveedores y mercados y por lo tanto abriendo un abanico de opciones de elección.
Ø Especialización: se debe contar con Equipos especializados de compras para cada sector
Ø Automatización: con proveedores que manejan volúmenes grandes de intercambios se facilita precisamente el intercambio electrónico de información (denominado EDI).
1.2// Compras descentralizadas
Aquí, CADA SOCIEDAD GESTIONA LA OPERACIÓN DE ABASTECIMIENTO PARA LOS CENTROS QUE LA CONFORMAN.
Con esto, se orienta a que CADA SOCIEDAD GESTIONE SUS COMPRAS Y QUE A DEMÁS LO HAGA PARA CADA UNO DE SUS CENTROS.
Beneficios:
Ø Rapidez: esta forma de gestión agiliza los procesos y los hace menos burocráticos
Ø Conocimiento: cuando las compras son locales hay más conocimiento de las necesidades y en las costumbres y modalidades de los proveedores.
Ø Negociación: quien se encarga del aprovisionamiento es quien tiene un mayor conocimiento y contacto con los proveedores.
Ø Transporte: adquiriendo los productos y los proveedores LOCALES se abaratan los costos de transporte.
En definitiva, la ventaja es que CADA CENTRO GESTIONE SUS COMPRAS INDIVIDUALES O PARA UN GRUPO CERCANO.
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Estructura de una Organización – Punto de vista Operativo
Desde el punto de vista operativo nos referimos a la MANERA EN QUE SON ASIGNADOS LOS GRUPOS DE COMPRAS A CADA ÁREA de la Organización.
Dos formas distintas de organizar compras de forma operativa:
1° Forma 2° Forma
2.1 //Compras distribuidas
Estos son DOS O MÁS GRUPOS DE COMPRAS que se encargan de suministrar a uno o más Centros pertenecientes a una compañía.
Estos grupos pueden estar definidos según criterios prácticos:
o Localización: cada grupo de compras se hará cargo de uno o más Centros de acuerdo a su ubicación física.
o Especialidad: según la especialidad de los materiales es la actividad de cada grupo de compras. Ejemplo: Productos eléctricos, químicos, etc.
o Volumen: de acuerdo al volumen de las compras se puede asignar un N° más grande o pequeño de compradores.
o Comentario importante: SAP tiene un tipo especial de documento que se lo denomina “Pedido abierto” o “Contrato” para arreglos a largo plazo o volúmenes o montos importantes con los proveedores.
2.2 Compras Centrales
En este caso UN SOLO GRUPO DE COMPRADORES se encarga de la actividad de aprovisionamiento a uno o más Centros.
Si bien es un solo grupo, deberá contar con individuos con habilidades y experiencia para gestionar las operaciones.
Podemos decir entonces que no es necesario de que los compradores pertenezcan a un grupo de compras determinado, cualquiera puede iniciar con la actividad de Compras siempre y cuando posea los roles que lo autorizan.