✒️SAP MM / Estructura de la Organización de Compras Por Deyanira Arriaga Villegas
SAP MM Estructura de la Organización de Compras
LECCIÓN # 1 – Estructura de la Organización – Punto de Vista Físico
Organización de una empresa desde el punto de vista Físico y operativo de las operaciones de compras. ¿Quién se hará cargo de las compras de cada centro, método para organizarlo, ventajas y desventajas?
El Depto. de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
Estos elementos pueden ser asociados de diferentes maneras según el funcionamiento y responsabilidades del Área de Compras, analicemos cada uno de ellos:
1. Compras Centralizadas: Se define una sola Organización de Compra, la cual será la encarga de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas. Cada Operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.
Ventajas:
· Gestión y Control: Mayor control sobre las operaciones
· Consolidación: Se gestiona en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.
· Apertura: Se tendrá acceso a un número mayor de proveedores y mercados con lo consiguiente ventaja de una mejor elección, basada en el conocimiento y los contactos.
· Especialización: podría ser necesario u menor número de personas involucradas en la actividad, pero deberán contar con equipos especializados para áreas donde gestionan las compras (electrónica, química, contratación de servicios especializados, entre otros.)
· Automatización: La relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información (EDI)
La centralización de las operaciones se orienta a unificar las operaciones con las ventajas anteriores y no implica que la tarea será llevada a cabo por un grupo reducido de personas.
2. Compras Descentralizadas.- En esta modalidad se estaría adoptando donde cada Sociedad establece una Organización de Compra y aprovisiona a todos sus centros asociados. Más orientada a que cada sociedad gestione las adquisiciones de forma autónoma y a través de ella los centros que lo conforman.
VENTAJAS
· Rapidez.- Agiliza los procesos y hacerlos menos burocráticos
· Conocimiento.- cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber más conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores
· Negociación.- un contacto más cercado con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar
· Transporte.- Adquiriendo localmente los productos o servicios se reducen considerablemente los costos de transporte
2.ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN - PUNTO DE VISTA OPERATIVO
Manera en que son asignados los Grupos de Compras o Compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial. El Área de compras también se puede estructurar de manera centralizada o descentralizada de acuerdo a como asignamos la tarea de adquisición según la sociedad o centro.
2.1 COMPRAS DISTRIBUIDAS.- Se definen dos o más grupos de compras o compradores los que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o más centros asociados a la empresa: Pueden ser definidos bajo los siguientes criterios:
· Localización.- Cada grupo de compras será responsable de uno o más centros en razón de la ubicación física
· Volumen.- podrán definirse grupos diferentes de acuerdo a un criterio de volúmenes de compras asignando las compras generales y menores a un número relativamente grande de compradores. Y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones.
· Especialidad.-Se pondrán por actividad distintos grupos acordes a la especialización que requieran las compras; productos electrónicos, mecánicos, químicos, ETC.
2.2 COMPRAS CENTRALES.- Un grupo de compradores tendrán la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.
En SAP NO EXISTE UNA RELACIÓN DIRECTA ENTRE LA ORGANIZACIÓN DE COMPRAS Y UN GRUPO DE COMPRAS
LOS COMPRADORES NO SE ENCUENTRAN ASOCIADOS DIRECTAMENTE A UN GRUPO COMPRADOR DETERMINADO; CUALQUIERA DE ELLOS PUEDE INICIAR UN PROCESO DE COMPRAS PARA CUALQUIER GRUPO; CON LA SOLA CONDICION QUE LOS ROLES O AUTORIZACIONES QUE TENGAN SE LO PERMITAN.
3 .ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN - CASOS PRACTICOS
EMPRESA COMPRADORA.- Grupo de empresarios donde un número de empresas se encuentran definidas en un mismo ambiente SAP y legalmente una de ellas cumple como única función comercial, abastecer de bienes y servicios a las demás empresas.
En este caso se deberán definir procesos comerciales dentro de SAP que permitan gestionar los procesos de Compras, Ventas, administración que relacionen cada una de las empresas constitutivas.
EMPRESA CON DISTINTAS ACTIVIDADES.- Dentro de la sociedad que constituyen el grupo, algunas de ellas se encargan de la producción de bienes, otras de la venta de los mismos y cada una debe aprovisionarse de los insumos que requieren para su funcionamiento.
En este caso, aunque todas se encuentren en un mismo mandante deberán analizar su estructura de compras de acuerdo a sus circuitos de negocio y necesidades o bien consolidar algunas operaciones si así fuera posible.
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Sobre el autor
Publicación académica de Deyanira Arriaga Villegas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Deyanira Arriaga Villegas
Profesión: Ingeniero Sistemas Computacionales Administrativos - Mexico - Legajo: BL69A
✒️Autor de: 61 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Deyanira Arriaga
Disponibilidad Laboral: FullTime 
