✒️SAP MM / Estructura de la Organización de Compras Por Stefanie Schneider Ríos

Estructura de la organización de compras

Todo lo referente a la organización de una empresa desde el punto de vista físico y operativo de las actividades de compras. Física: quién se hará cargo de las compras, qué métodos para organizar, ventajas, desventajas, etc.

Al analizar la estructura organizativa de una empresa y definir cada uno de sus componentes, el departamento de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.

El siguiente esquema representa ejemplos de organización desde el punto de vista físico de la compañía: sociedades, organizaciones de compra y centros definidos.

Una misma organización de compra gestiona las operaciones para diversas sociedades y a través de ella al conjunto de centros que las conforman.

En este caso, dentro del sistema será definida una sola organización de compra, la cual será la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas.

El criterio que define la adopción de este caso tiene que ver más con lo organizativo que con el aspecto legal, ya que, desde ese punto de vista, cada operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.

Este tipo de organización presenta una serie de ventajas que mencionaremos a continuación:

• Gestión y control: esta estructura permite un mayor control sobre las operaciones.
• Consolidación: se gestiona en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.
• Apertura: se tendrá acceso a un número mayor de proveedores y mercados con la consiguiente ventaja de una mejor elección, basada en el conocimiento y los contactos.
• Especialización: podría ser necesario un menor número de personas involucradas en la actividad, pero deberán contar con equipos especializados para áreas donde gestionen las compras (electrónica, química, contratación de servicios especializados, etc.)
• Automatización: la relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información (técnicamente, denominado EDI).

Debe quedar claro que, aunque estemos refiriéndonos a centralizar las compras, no implica que la tarea será llevada a cabo por un grupo reducido de personas, sino que se orientará a unificar las operaciones con las ventajas que mencionamos anteriormente.

En esta modalidad se estaría adoptando un esquema donde cada sociedad establece su organización de compra, y aprovisiona a todos sus centros asociados. Está más orientada a que cada sociedad gestione las adquisiciones en forma autónoma, y a través de ella, los centros que la conforman.

En este caso, la organización de la compañía se orienta a que no sólo cada sociedad gestione sus compras independientemente, sino que en casos más límites, lo haga cada uno de los centros.

En contraposición con las ventajas de la compra centralizada, la opción descentralizada presenta otros beneficios:

• Rapidez: este tipo de organización suele agilizar los procesos y hacerlos menos burocráticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor envergadura.
• Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suele hacer más conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.
• Negociación: quien conduce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto más cercano con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar.
• Transporte: adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos de transporte.

Queda sobreentendido que las ventajas a las que hacemos referencia son para el caso fundamentalmente en que cada centro gestione sus compras individualmente o para un grupo cercano de ellos.

Aunque en los casos mencionados, y por razones didácticas, asociamos las organizaciones de compras a sociedad, esto no es un requisito para SAP. Si no asignamos ninguna sociedad a la organización de compras, ésta podrá gestionar operaciones de compras para cualquiera de ellas (sociedad); el único requisito será que los centros correspondientes sean asociados a sus sociedades.

Este esquema de organización está basado, fundamentalmente, en la manera en que son asignados los grupos de compras o compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.

También podríamos estructurar el área de compras de manera centralizada o distribuidas, de acuerdo con como asignamos las tareas de adquisición según las sociedades y/o los centros.

Se comparan dos escenarios distintos para definir la organización del sector de compras.

Como puede verse en el esquema podremos analizar las dos modalidades presentadas:

Como se indica en el esquema, y tomando el ejemplo de una sociedad única, se definen dos o más grupos de compras (o compradores), las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o más centros asociados a la empresa mencionada.

A partir del concepto de tener varios grupos, estos podrían ser definidos de acuerdo con diversos criterios prácticos, por ejemplo:

• Localización: cada grupo de compras será responsable de uno o más centros debido a sus ubicaciones físicas.
• Especialidad: se pondrán en actividad distintos grupos acordes a la especialización que requieran las compras, por ejemplo, productos eléctricos, electrónicos, químicos, materias primas o contratación de servicios especializados, etc.
• Volumen: podrían definirse grupos diferentes de acuerdo con un criterio de volúmenes de compras, asignando las compras generales y menores a un número relativamente grande de compradores (y grupos a los que se encuentren asociados) y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones. Como comentario, puedo mencionarte que SAP tiene un tipo especial de documento, llamado pedido abierto o contrato para arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores.

En este caso, un solo grupo de compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.

Aunque estemos hablando de un solo grupo, el mismo deberá contar con las habilidades y experiencia entre sus integrantes para gestionar las operaciones, de manera similar al caso anterior.

Aunque la intuición nos sugiera que existe una relación entre organización de compra y grupos de compras, para SAP no es así, ya que no hay una relación establecida. De manera que cualquier grupo de compras puede ser responsable de las adquisiciones a través de cualquiera de las organizaciones de compras y por extensión, para cualquiera de las sociedades definidas en el sistema.

De manera similar, los compradores no se encuentran asociados directamente a un grupo comprador determinado; cualquiera de ellos puede iniciar procesos de compra para cualquier grupo, con la sola condición de que los roles o autorizaciones que tenga asignado se lo permitan.

Hasta aquí hemos mencionado los casos generales en los cuales pueden basarse las definiciones de las estructuras de compras. A continuación, mencionamos algunos casos prácticos y opciones que podrán ser encontradas en las empresas o grupos de empresas.

Este ejemplo está referido al caso de grupos empresarios, donde un número de empresas se encuentran definidas en un mismo ambiente de SAP (o mandantes diferentes, si fuera el caso), y legalmente una de ellas cumple como única función comercial, abastecer de bienes y servicios a las empresas restantes.

En este caso, se deberán definir procesos comerciales dentro de SAP que permitan gestionar los procesos de compras, ventas y administrativos que relacione cada una de las empresas constitutivas.

Dentro de las sociedades que constituyen el grupo, alguna de ellas se encarga de la producción de bienes, otras de la venta de estos y cada una de ellas debe aprovisionarse de los insumos o productos que requiere para su funcionamiento.

En este caso, aunque todas se encuentren bajo un mismo mandante de SAP, deberá analizar su estructura de compras acorde a sus circuitos de negocios y necesidades, independiente de la definición de las restantes, o bien, consolidad algunas operaciones si fuera posible.

Un proveedor puede ser definido para diversas organizaciones de compras y sus datos pueden ser diferentes en cada organización de compras. Un mismo proveedor puede tener distintos grupos de compras que pueden tener acuerdos diferentes, comprar con distintas monedas, o distintas condiciones de pago, o las validaciones, etc.

Los centros deben estar asociados a las sociedades para poder efectuar compras. Cada centro puede estar asociado a una solo sociedad, en las compras distribuidas. No quita que estén en un mismo lugar físico, pero cada uno lleva un stock diferente para cada sociedad.