ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN DE COMPRAS
PUNTOS DE VISTA FÍSICO
Compras centralizadas: En este caso el sistema define una sola Organización de compras, la cual gestiona todas las operaciones de compras del grupo de empresas. Presenta las siguientes ventajas:
- Gestión y control: Permite un mayor control sobre las operaciones
- Consolidación: Gestiona de forma colectiva la adquision de bienes y servicios, lo que aumenta las probabilidades de conseguir mejores precios y condiciones
- Apertura: Se tiene acceso a un mayor número de proveedores y mercados.
- Especialización: Se contarán con equipos especializados para áreas donde gestionen las compras ( electrónica, química, etc)
- Automatización: La relación con proveedores de grandes volúmenes de intercamio, facilitan la programación de operaciones y el edi ( intercambio electrónico de información)
Compras desentralizadas: En este caso cada Sociedad establece su organización de compras y aprovisiona a todos sus centros asociados. Está orientada a que cada sociedad gestiona sus adquisiones en forma autónoma y atraves de ella los centros. Entre sus ventajas están:
- Rapidez: Este tipo de organización vuelve más rapido los procesos
- Conocimiento: Como las compras son efectuadas localmente, el personal tiene mayor conocimientos de las necesidades y costumbres de los solicitantes.
- Negociación: La persona que conduce las operaciones de aprovisionamiento al tener contacto cercano con el proveedor, conoce sus modalidades y forma de operar.
- Transporte: Al adquirir localmente los productos o servicios se reducen significativamente los costos de transporte.
PUNTO DE VISTA OPERATIVA
Compras distribuidas: Se definen dos o más grupos de compras para una única sociedad, estos serán responsables de la adquisición de bienes y servicios para uno o más centros. Se pueden definir varios grupos, los cuales serán definidos según ciertos criterios tales como:
- Localización: Cada grupo de compras es responsables de uno o más centros en razon de sus ubicaciones físicas.
- Especialidad: Se pondrán en actividad distintos grupos acorde a la especialización que requieran las compras, por ejm productos eléctricos, químicos, materias primas, etc
- Volumen: Se definirán grupos diferentes según un criterios de volúmenes de compras, asignado a las compras generales y menores a un número relativamente grande de compradores. Por otro lado se definiran un grupo relacionado a compras ligadas a grandes operaciones. NOTA: SAP tiene un documentos especial, llamado Pedido abierto o Contrato para arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores.
Compras centrales: Se cuenta con un solo grupo de compras, el cual tendrá la responsabilidad de efectuar las operaciones para llevar a cabo el aprovisionamiento.