Estructura de la Organización de Compras
El departamento de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
TIPOS DE ORGANIZACIONES DE COMPRAS:
1 – Compras centralizadas.
2 – Compras Descentralizadas.
Compras centralizadas:
Esta será definida por una sola organización de compras, la cual tendrá a su cargo la gestión de todas las operaciones del grupo de la empresa.
Esto tiene que ver más con lo organizativo que con el aspecto legal, ya que, desde su punto de vista, cada operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.
Entre las ventajas que presenta este tipo de organización están:
· Gestión de control: Permite un mayor control sobre las operaciones.
· Consolidación: Esta gestiona en forma colectiva la adquisición de vienes y servicios, aumenta la posibilidad de conseguir mejores precios y condiciones de compra.
· Apertura: Con esto se obtiene la ventaja de tener acceso a un mayor número de proveedores y mercados.
· Especialización: Podría llegar a ser necesario un número menor de empleados involucrados en la actividad, pero para ello, se debe de contar con equipos especializados para las áreas de compras.
· Automatización: La relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilita la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información, a esto técnicamente se le llama “EDI”.
Compras Descentralizadas:
Este es un esquema de compras, donde cada sociedad establece su propia organización de compra y provisiona a todos sus centros asociados.
En este caso, la organización de compras, no solo se orienta a que cada sociedad gestione sus compras de forma independiente, sino que, en caso más limitante, lo haga cada uno de sus centros.
Entre los veneficios que presenta este tipo de organización de compras, están:
· Rapidez: Este tipo de organización de compras permite agilizar los procesos y tienden a ser más burocráticos, en comparación con aquellos con mayor envergadura.
· Conocimiento: Cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber más conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.
· Negociación: Se suele tener más contacto con los proveedores y se conocen mejor sus modalidades y su forma de operar.
· Transporte: Si se adquieren localmente los productos o contratación de servicios, se reduce considerablemente los costos de operación.
Estos dos tipos de organizaciones de compra, no llega a ser un requisito dentro de una implementación de SAP, si no se asigna ninguna sociedad a una organización de compra, esta podrá gestionar operaciones de compra para todas las empresas o sociedades, el único requisito es que los centros sean asociados a cada sociedad.
Estructura de la Organización – Punto de vista Operativo:
Este esquema de organización se basa en la manera en que son asignados los grupos de compras y compradores a las distintas unidades. Este tipo de organización, también puede ser Centralizada o descentralizada es decir, distribuidas.
Compras Distribuidas o descentralizadas:
Esta se define en dos o más grupos de compras o compradores, las que son responsables de la tarea de adquisición de bienes o servicios para uno o más centros.
Es por ello que, al estar dividida en varios grupos, estos podrían ser definidos en varios criterios, entre los que podemos mencionar como ejemplo, están:
· Localización: Cada grupo de compras es el responsable de uno o más centros en razón a sus ubicaciones físicas.
· Especialidad: Se refiere a la especialidad que requieran las compras.
· Volumen: Se pueden dividir grupos de compras, de acuerdo a los volúmenes de compras.
Compras Centrales:
En este caso, solo un grupo de compradores tendrá la responsabilidad todo el proceso a aprovisionamiento.
En SAP no existe una relación entre una organización de compras y un grupo de compradores, cualquier grupo de compradores puede ser el responsable del aprovisionamiento de cualquier organización de compras y por ende, en cualquier sociedad.
De manera similar, los compradores no se encuentran asociados a un grupo determinado de compradores, cualquiera de ellos puede iniciar el proceso de compras para cualquier grupo.
Una misma organización de compras puede estar relacionada con más de una sociedad, pero no puede ser a la inversa, es decir, que una sociedad no puede estar relacionada con más de una organización de compras.