ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION - PUNTO DE VISTA FISICO
El departamento de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estrategicos. Analizaremos ejemplos de organizacion desde el punto de vista fisico de la compañia, esto es, las sociedades, Organizacion de compra y centros definidos. Se puede dividir en dos:
COMPRAS CENTRALIZADAS
En este caso sera definida una sola organizacion de compra en el sistema, la cual sera la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas. El criterio que define la adopcion de este caso, tiene que ver mas con lo organizativo que con el aspecto legal, ya que desde ese punto de vista, cada operacion sera referida e imputada legal, economica y financieramente a la sociedad correspondiente. Este tipo de organizacion tiene una serie de ventajas:
- Gestion y control: esta estructura permite mayor control sobre las operaciones.
- Consolidacion: se gestiona en forma colectiva la adquision de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.
- Apertura: se tendra acceso a un numero mayor de proveedores y mercados con la consiguiente ventaja de una mejor eleccion, basada en el conocimiento y los contactos.
- Especializacion: podria ser necesario un menos numero de personas involucradas en la actividad, pero deberan, contar con equipos especializados para areas donde gestionen las compras (electronica, quimica, contratacion de servicios especializados, entro otros).
- Automatizacion: la relacion con proveedores con grandes volumenes de intercambio, facilitan la programacion de operaciones y el intercambio electronico de informacion (tecnicamente , denomido EDI).
COMPRAS DESCENTRALIZADAS O DISTRIBUIDA
En esta modalidad cada sociedad establece su organizacion de compra y aprovisiona a todos sus centros asociados. Esta mas orientada a que cada sociedad gestione las adquisiones en forma autonoma y a traves de ella, los centros que la conforman. Las ventajas de esta modalidad son:
- Rapidez: este tipo de organizacion suele agilizar los procesos y hacerlos menos burocraticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor envergadura.
- Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber mas conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.
- Negociacion: quien conduce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto mas cercano con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar.
- Transporte: adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos de transporte.
Estas ventajas son fundamentalmente en el caso de que cada centro gestione sus compras individualmente o para un grupo cercano de ellos.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION - PUNTO DE VISTA OPERATIVO
Esta forma de organizacion esta basado fundamentalmente en la manera que son asignados los grupos de compras o compradores a las distintas unidades constituyentes de la organizacion comercial. Se presentan dos modalidades tambien:
COMPRAS DISTRIBUIDAS
Aqui se definen dos o mas grupos de compras, las que seran los responsables de las tareas de adquision de bienes y servicios para uno o mas centros asociados a al empresa mencionada. Estos pueden ser definidos de acuerdo a diversos criterios practicos, por ejemplo:
- Localizacion: cada grupo de compras sera responsable de uno o mas centros en razon de sus ubicaciones fisicas.
- Especialidad: se pondran en actividad distintos grupos acordes a la especializacion que requieran las compras, por ejemplo; productos electricos, quimicos, materias primas, contratacion de servicios especializados, entre otros.
- Volumen: Podrian definirse de acuerdo a un criterio de volumenes de compras, asignando las compras generales y menores a un numero relativamente grande de compradores y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones.
COMPRAS CENTRALES
En este caso un solo grupo de compradores tendra la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento. Este mismo grupo debera contar con las habilidades y experiencia entre sus integrantes para gestionar las operaciones, de manera similar al caso anterior.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION - CASOS PRACTICOS
Algunos casos u opciones que podran ser encontradas en las empresas o grupos de empresas.
EMPRESA COMPRADORA
Este ejemplo esta referido al caso de grupos empresarios, donde un numero de empresas se encuentran definidas en un mismo ambiente de SAP y legalmente una de ellas cumple como unica funcion comercial, abastecer de bienes y servicios a las empresas restantes. En este caso, se deberan definir procesos comerciales dentro de sap que permitan gestionar los procesos de compras, ventas y admistrativos que relaciones cada una de las empresas constitutivas.
EMPRESAS CON DISTINTAS ACTIVIDADES
Dentro de las sociedades que constituyen el grupo, algunas de ellas se encargan de la produccion de bienes, otras de la venta de los mismos y cada uno de ellas debe aprovionarse de los insumos o productos que requieren para su funcionamiento. En este caso, se debera analizar su estructura de compras acorde a sus criterios de negocios y necesidades, independiente de la definicion de las restantes, o bien, consolidar algunas operaciones si fuera posible.