Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
Organizaciones de compras
Unidades de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de la gestión de compras. Se encargan del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocian condiciones de compra con los proveedores y son responsables de todas las operaciones inherentes a este proceso.
Las Organizaciones de compras por constituir parte de la estructura de la Compañía es definida y aplicada a la misma mediante la parametrización de SAP, siendo su gestión atribución de los Consultores.
Sociedad
Término que hacer referencia a entes legales definidos en SAP (empresas) y que cumplen con todos los requisitos legales y operativos dispuestos por la legislación del país al que pertenecen. Cada sociedad es una unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable, legal e independiente. Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.
Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.
Centro
Es un objeto dentro de la estructura de la organización que se refiere a los lugares físicos donde se mantiene el stock de productos. También suele denominarse "Planta".
Se utiliza como recurso para definir la Estructura de la organización y en general establecer los sitios donde se almacena la mercadería. Hay pocas excepciones en las cuales su inclusión no lleva asociada la presencia de un depósito sino lo tiene con fines comerciales o impositivos.
La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros.
Aunque la asignación a la sociedad no es obligatoria (lo será a través del centro que asigne la OC)
Definición de Componentes de SAP- grupo de compras
El grupo de compras en una Unidad Organizativa dentro de Logística, encargada de la planificación ejecución y control de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Término referido a equipos de compradores que asociados mediante una clave ("Grupo de Compras") identifica los documentos de compras creados por cualquiera de los individuos.
Se trata de un recurso para identificar los responsables de las actividades de adquisición, lo que será utilizado en los documentos de compras a fin de identificar los referentes de cada uno de ellos.
Aunque en SAP se trabaja con la figura de "Grupo de Compras", las Empresas pueden optar por las siguientes dos políticas:
- Cada Comprador es identificado mediante un Grupo
- Cada Grupo identifica a varios compradores
Funciones habituales de los integrantes de los Grupos de Compras:
Responsable de la creación de Pedidos (órdenes de compra) y envío a los proveedores.
Responsable de la firma de contratos de adquisición con proveedores
Encargado de la planificación de compras basado en criterios de la empresa
Responsable de la determinación de proveedores cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
SAP incluye una herramienta para la calificar y evaluar a los proveedores.
Determinación de políticas para segmentar las operaciones de aprovisionamiento antes de definir la estructura organizativa de las responsabilidades.
Algunos criterios para determinar ámbito de las tareas de los Grupos de Compras:
Centro
Se asignarán grupos de compras por cada centro o grupo de centros.
Los integrantes de cada grupo serán los responsables de suministrar materiales y servicios y a su vez tendrán mayor conocimiento de las condiciones locales de mercados.
Especialidad
Se asignarán Grupos de Compras para cada una de las áreas técnicas.
Origen de los productos
Unidad de Negocio:
Una unidad de negocio es una unidad organizativa dentro de una empresa, sobre la cual actúa una persona responsable con la intención de canalizar las ventas optimas y obtener beneficios.
Es una unidad operativa que agrupa productos o servicios diferenciados, vendidos a un conjunto definido de clientes y que al mismo tiempo enfrenta a un grupo determinado de competidores. También llamadas Unidades Estratégicas de Negocio (UEN).
Consideraciones generales para la definición de la Organización
Se han mencionado diversos elementos que intervienen en la estructura como: Mandante , Grupo de Compras, Almacenes, Sociedad, Centro, o soporte del proceso de compras: grupo de compras.
Implementación:
Uno de los grandes retos del sistema SAP es precisamente lograr una exitosa implementación dentro de las organizaciones, esto es de vital importancia ya que de esto depende que se eviten situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios; por ello es necesaria la elaboración de un proyecto inicial de Diseño Conceptual de SAP.
Para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, SAP propone su propia metodología de implementación llamada Acceletared SAP (ASAP), esto a razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficio, etc.).
La metodología ASAP consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
A continuación vamos a analizar cada una de las fases descriptas:
- Fase 1: Preparación del proyecto
- Fase 2: Business Blue Print o Planos del Negocio
- Fase 3: Realización/diseño
- Fase 4: Preparación final
- Fase 5: Puesta en producción y soporte