Organización de compras:
Se trata de una Unidad Organizativa que subdivide una Empresa en función de las necesidades de Gestión de Compras y la estrategia que tuviera definida. Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de la ejecución, concreción y control de tales operaciones.
La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros. Aunque la asignación a la sociedad no es obligatoria (lo será a través del Centro que asigne a la OC).
Si no se asigna una Organización de Compra a una Sociedad, ésta puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades. Una condición previa para esto es que el Centro para el cual se hace la compra esté asignado a la Organización de Compra.
Grupo de Compras:
El Grupo de Compras es una Unidad Organizativa dentro de Logística encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Los grupos serán identificados mediante un código o clave y una descripción.
Los integrantes no se encuentran asociados en la definición del Grupo de Compra, sólo su descripción identifica al grupo, no a quienes participan de él.
Algunas de las funciones habituales de los integrantes de los Grupos de Compras son:
- Responsable de la creación de Pedidos (Órdenes de Compras) y envío a los proveedores.
- Encargado de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa (manual, mediante herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos).
- Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
- Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
- Responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
- Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
A continuación, se mencionan algunos posibles criterios para determinar el ámbito de las tareas de los Grupos de Compras:
1. Centro: Se asignarán Grupos de Compras para cada Centro o grupo de ellos.
2. Especialidad: Se asignarán Grupos de Compras para cada una de las áreas técnicas o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada.
3. Origen de los productos: Determinando Grupos de Compras según el origen de los productos o servicios, sobre todo si se tratan de diversos países.
4. Unidad de Negocio: Es muy conveniente que las herramientas de aprovisionamiento estén en manos de gente que no sólo conoce el proceso de compra, sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
Consideraciones que deben ser tenidas en cuenta a la hora de planificar la estructura:
- Implementación: de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la Compañía, de manera de asegurar la segmentación de los reportes obligatorios o necesarios de la organización. La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
- Operación: Desde el punto de vista operativo de la Compañía deberán quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas (Compras, Ventas, Almacenamiento, Mantenimiento, Producción, etc.) que sean implementados.
- Flexibilidad: Parte de esta organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos (por ejemplo, el agregado de nuevos centros a futuro, tal como sugiere el esquema siguiente), pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
- Consenso: A fin de cumplir con todos los requerimientos, la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.