DEFINICION DE COMPONENTES DE SAP - ORGANIZACION DE COMPRAS
Es una unidad organizativa dentro del modulo de compras de SAP. Su funcion es:
- Subdividir una empresa segun sus necesidades de gestion de compras.
- Encargarse del aprovisionamiento de materiales y servicios.
- Negociar con proveedores condiciones de compra.
- Controlar y ejecutar las operaciones de compras.
En resumen, es una estructura que define como y desde donde se realizan las compras en una empresa.
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SAP permite asignar Organizaciones de Compras a:
- Sociedades (nivel contable, legal).
- Centros (ubicaciones fisicas como plantas, sucursales, etc.).
Esto permite organizar el proceso de compras segun las necesidades de cada parte de la empresa.
 Importante:
Si no se asigna una Organizacion de Compras a una Sociedad, puede hacer compras para todas. Pero el Centro donde se haga la compra si debe estar asignado a esa Organizacion.
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¿Por que usar varias Organizaciones de Compra?
Tener mas de una Organizacion de Compras te permite:
- Negociar condiciones especificas de diferentes localizaciones (plantas, sucursales, etc.).
- Adaptarte mejor a contextos locales, diferentes proveedores o politicas internas.
Sin embargo, no todas las empresas lo necesitan. Muchas prefieren una sola Organizacion de Compras por Sociedad.
DEFINICION DE COMPONENTES DE SAP - GRUPO DE COMPRAS
Es una unidad organizativa dentro del área de Logística, encargada de:
Se identifica con un código y una descripción. No se asocian directamente las personas, sino que solo se describe el grupo por su función o enfoque.
Funciones habituales de los integrantes del los Grupos de Compras son:
- Responsable de crear Ordenes de compra y enviarlas a los proveedores.
- Encargado de planificar las compras, segun lo que la empresa le pida (manual o automatizada).
- Responsable da la firma de contratos con proveedores.
- Encargado de la adquisicion de materiales y servicios para areas internas.
- Responsable de seleccionar proveedores y negociar condiciones.
- Mantener relaciones con proveedores externos.
- Evaluar y calificar proveedores (SAP tiene herramientas especificas para eso) y seran los encargados de esa tarea el Grupo de Compras.
Importancia estrategica:
Antes de definir cómo organizar los grupos de compras, es clave establecer políticas para segmentar las operaciones de compra. Esto ayuda a que el aprovisionamiento sea mas eficiente.
CRITERIOS PARA DEFINIR GRUPOS DE COMPRAS
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Centro
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Especialidad
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Origen de los Productos
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Unidad de Negocio
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- Se asignan Grupos de Compras a un Centro o grupo de Centros (sucursales, plantas, etc.)
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- Se asignan Grupos de Compras segun el area tecnica (ej: informatica, mantenimiento, etc.).
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- Segun el pais o region de origen de los productos o servicios.
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- Para grandes empresas con distintos tipos de negocio.
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- Ventaja: los responsables conocen el mercado local y a los proveedores de la zona.
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- Ventaja: mayor conocimiento tecnico para evaluar productos y servicios.
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- Ventaja: se manejan mejor las diferencias culturales, idioma, contactos locales, etc.
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- Ventaja: permite que las compras sean gestionadas por personal con experiencia en ese negocio especifico.
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CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA DEFINICION DE LA ORGANIZACION
En esta seccion se abordan los elementos claves para definir la estructura organizacional en SAP. Se mencionan componentes como: (Mandante, Sociedades, Centros, Almacenes, Organizaciones de Compra, Grupo de Compras). Aunque la prametrizacion tecnica la realiza un especialista, es crucial que el usuario funcional entienda las posibilidades y limitaciones de SAP para adecuarlas a las necesidades reales de la empresa.
Implementación
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La estructura organizativa debe diseñarse desde el inicio del proyecto SAP, tomando en cuenta los requisitos legales, fiscales y financieros.
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Esto garantiza una correcta segmentación de reportes y un alineamiento con los procesos de negocio.
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Se hace referencia a la metodología ASAP, que consta de 5 fases:
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Preparación del proyecto
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Blueprint del negocio
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Realización
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Preparación final
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Puesta en marcha y soporte
Operación
Desde el punto de vista operativo, es necesario garantizar que los procesos globales de la compañía y de cada módulo implementado (como Compras, Ventas, Almacenamiento, Mantenimiento, Producción) estén adecuadamente resueltos y alineados.
Flexibilidad
La estructura organizacional debe ser escalable y adaptable, permitiendo la inclusión de nuevos centros o modificaciones futuras.
Sin embargo, se debe prestar atención a los elementos difíciles de modificar una vez definidos.
Consenso
La definición de cada área de la estructura organizativa debe contar con la participación y aprobación de los responsables de cada sector involucrado.