✒️SAP MM / Definición de Organizaciones y Grupos de Compras Por Rafael Marrero
SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
Abordaremos 2 temas asociados a la organización operativa de la empresa. Uno es la Organizaciones de Compras y el otro es los Grupos de Compras.
Definición de Organizaciones y Grupos de Compras.
Organizaciones de Compras: es una unidad organizativa que divide a la empresa en función de las necesidades de gestión de compras y la estrategia que fuere definida, siendo la responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios y demás actividades asociadas.
La manera de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compras a las Sociedades y Centros. La asignación a la Sociedad no es obligatoria, pero lo será a través del Centro que se asigne a la Organización de Compras.
Si no asignamos una Organización de Compras a una Sociedad, ésta puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades. Una condición previa para ésto es que el Centro para el cual se hace la compra esté asignado a la Organización de Compras.
Definición de Componentes de SAP:
Grupos de Compras: es unidad organizativa, dentro de la Logística, encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Serán identificados por un código clave y una descripción que pueda estar asociado al responsable del mismo, a la especialidad, al ámbito o sector de la empresa para el cual se dedica a aprovisionar.
Importante: Los integrantes no se encuentran asociados a un grupo de compras.
Funciones habituales de los integrantes de los Grupos de Compras son:
- Responsable de la creación de Pedidos de compra y envío a los proveedores.
- Encargado de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa (manual, mediante herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos)
- Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
- Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
- Responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
- Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
- Calificar y evaluar a los proveedores mediante la herramienta incluida en SAP.
IMPORTANTE: Es estratégico analizar antes de la definición de la estructura organizativa y asignación de responsabilidades, la determinación de las políticas para segmentar las operaciones de aprovisionamiento.
Criterios para determinar el ámbito de las tareas de los Grupos de Compras:
Centro: Se asignarán Grupos de Compras para cada Centro o grupo de ellos. Los integrantes serán los encargados de suministrar materiales y servicios a un Centro en particular o al agrupamiento de varios de ellos. Tiene la ventaja de que los responsables tendrán mayor conocimiento de las condiciones locales de mercados, posibles oferentes y referencias.
Especialidad: Se asignaran Grupos de Compras para cada una de las áreas técnicas o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada. Tiene la ventaja de la mayor experiencia e idoneidad cuando sean requeridas evaluaciones técnicas de proveedores y/o productos y servicios.
Origen de los productos: Determinado por el origen de los productos y/o servicios, sobre todo si se tratan de diversos países, tendrá la ventaja del mejor conocimiento de la idiosincracia de los interlocutores, el manejo del idioma, los posibles contactos locales, entre otros.
Unidad de Negocio: en grandes corporaciones, es habitual la incursión en diversos tipos de negocios, especialidades, etc. Es muy convincente que las herramientas de aprovisionamiento esté en manos de personas que no sólo conozcan el proceso de compra, sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
Consideraciones generales para la definición de la Organización:
Incorporar conceptos ---> Prestar atención a los conceptos implementados en una implantación.
En las lecciones anteriores y secciones de la actual, se ha hecho mención de los diversos elementos que intervienen en la definición de la estructura de la organización (Mandante, Sociedades, Centros, Almacenes, Organización de Compras) o soporte de las funcionalidades del Proceso de Compras (Grupo de Compras)
Mencionaremos algunas consideraciones que deben ser tenidas en cuenta a la hora de planificar la estructura, y si bien, la tarea de parametrización estará a cargo de especialistas, es muy importante que, como integrante de la Empresa, conocedor de la dinámica del sector y responsable de los procesos, conozcas las posibilidades y funcionalidades que brinda SAP para adaptarse a tus necesidades.
Implementación
Todos los elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación, de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la Compañía, de manera de asegurar la segmentación de los reportes obligatorios o necesarios de la organización. La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
Etapas de diseño propuestas por SAP
Project preparation - Business Blueprint - Realization - Final Preparation - Go Live & Support - Continuos Improvement.
Operación
Desde el punto de vista operativo de la Compañia deberán quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas (Compras, Ventas, Almacenamiento, Mantenimiento, Producción, etc.) que sean implementados.
Flexibilidad
Parte de la organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
Consenso
A fin de cumplir con todos los requerimientos, la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Rafael Marrero, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Rafael Marrero
Profesión: Senior Demand Planner - España - Legajo: QH35J
✒️Autor de: 54 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Hola a todos! soy rafael, venezolano. egresado de ciencias administrativas y gerenciales con especialización en logística. +15 años de experiencia en sectores como automoción y fmcg.
Certificación Académica de Rafael Marrero
