Organización de Compras.- Unidad Organizativa que subdivide una Empresa de acuerdo a las necesidades de Gestión de Compras y su estrategia. Es la encargada del aprovisionamiento tanto de los materiales como de los servicios, de las negociaciones con los proveedores y es la responsable de la ejecución, concreción y control de esas operaciones. La organización del aprovisionamiento se define con la asignación de organizaciones de compra a las sociedades y centros; a pesar de que la asignación a la sociedad no es obligatoria, acabará siendo a través del Centro que asigne a la OC. Ahora bien, si una Organización de Compra no es asignada a una sociedad, entonces puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades pero para esto, se requiere que el Centro receptor de la compra esté asignado a la Organización de Compra.
Grupo de Compras.- Es una unidad organizativa encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Serán identificados por un código o clave y una descripción. Sus funciones más habituales son:
- Responsables de la creación de pedidos (órdenes de Compras) y envío a proveedores.
- Encargados de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa.
- Responsables de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
- Encargados de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
- Responsables de la determionación de proveedore, la solicitud de cotizaciones y negociaciones de condiciones de compras.
- Responsables de mantener contacto y relación con los proveedores.
- Responsables de la herramienta para la calificación y evaluación de los proveedores.
Así mismo como posibles criterios para determinar las tareas de los grupos de compras son:
Por Centro.- Se pueden asignar por cada Centro o por Grupo de Centros.
Por Especialidad
Por Origen de los productos
Por Unidad de Negocio