
ORGANIZACIONES Y GRUPOS DE COMPRAS
Organización de Compras
Unidad organizativa de una Empresa que se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de la ejecución, concreción y control de esas operaciones.
Las Organizaciones de Compra son asignadas a las Sociedades y Centros, aunque la asignación a la Sociedad no es obligatoria. De no asignarse una Organización de Compras a una Sociedad, ésta puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades.
Grupos de Compras
Unidad Organizativa dentro de Logística que se encarga de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Son identificados mediante un código y descripción que puede corresponder al responsable del mismo, a la especialidad a la que se dedica, ámbito o sector para el cual aprovisionar, etc.
Los integrantes no son asociados en la definición del Grupo de Compras, sólo su descripción identifica al Grupo y no quienes participan en él.
Algunas funciones de los Grupos de Compras
- Creación de pedidos y envío a proveedores
- Encargados de la planificación de compras basados en criterios de la empresa
- Responsables de la firma de contratos de adquisición con los proveedores
- Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios
- Responsable de la determinación de proveedores, solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra
- Mantener contacto y relación con los proveedores externos
- Calificación y evaluación de los proveedores mediante una herramienta de SAP
Criterios a tener en cuenta a la hora de determinar el ámbito de las tareas del Grupo de Compras
- Centro: se asignan Grupos de Compras para cada Centro o grupo de ellos. Suministrarán materiales y servicios a un Centro o a varios de ellos.
- Especialidad: se asignan Grupos de Compras para cada una de las áreas técnicas o ámbitos en los que la empresa debe ser aprovisionada.
- Origen de los productos: asignar Grupos de Compra según el origen de los productos o servicios. Ventaja de mejor conocimiento de la idiosincracia, manejo del idioma, posibles contactos, etc.
- Unidades de Negocio: asignar a Grupos de Compras que conozca los diversos tipos de negocios de la empresa.
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Implementación: los elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación.
Operación: desde el punto de vista operativo de la Compañía, deberán quedar perfectamente definidos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas.
Flexibilidad: debe ser flexible a futuros cambios o correcciones que se puedan dar como agregar nuevos Centros por ejemplo. Pero habrá que prestar especial atención a los aspectos no modificables o difíciles de corregir.
Consenso: se debe contar con la participación y aprobación de los responsables de todas las áreas.