1. Organización de Compras.
Es una unidad organizativa que subdivide una Empresa en función de la necesidad de Gestión de Compras, siendo la responsable del aprovisionamiento de los materiales y servicios y demás actividades de compras.
2. Grupo de Compras.- Es una Unidad Organizativa encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Los Grupos de Compras serán identificados por medio de un código clave y una descripción que podrá corresponder al responsable del mismo, los integrantes no se encuentran asociados a un determinado Grupo de Compras.
Funciones habituales de los integrantes de los Grupos de Compras:
- Responsable de la creación de Pedidos (Órdenes de Compras)
- Encargado de la Planificación de Compras
- Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
- Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades de la compañía.
- Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
2.1 Centro (Compañía).- Se asignarán Grupos de Compras para cada Centro. Los integrantes de cada grupo serán los encargados de suministrar materiales y servicios a un Centro en particular.
2.2. Especialidad.- Se asignarán Grupos de compras para cada una de las áreas técnicas en los que la empresa deba ser aprovisionada.
2.3 Origen de los productos.- Determinando Grupos de Compras según el origen de los productos o servicios, sobre todo si se tratan de diversos países.
3.- Consideraciones generales para la definición de la Organización.
A continuación se mencionan algunas consideraciones que deben ser consideradas en cuenta a la hora de planificar la estructura:
3.1 Implementación.- Los distintos elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación, de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la Compañía. La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
3.2 Operación.- La Compañía deberán quedar perfectamente resueltos los procesos globales de cada uno de los módulos o áreas (Compras, Ventas, Almacenamiento, Mantenimiento, Producción, etc.) que sean implementados.
3.3. Flexibilidad.- Parte de esta organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos (por ejemplo, el agregado de nuevos centros a futuro, tal como sugiere el esquema siguiente), pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
3.4.- Consenso.- A fin de cumplir con todos los requerimientos, la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes