Organización Operativa de la Empresa
Organizaciones: esta divide a la Empresa en función a las necesidades de gestión de compras y de estrategias que estuviera definida, siendo la responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios entre otras.
Si la Organización de Compras no esta asignada a una sociedad, ésta puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades. una condición previa para esto es que el centro para el cual se hace la compra esté asignado a la OC.
Grupo de Compras: serán identificados por un código o clave y una descripción, que podrá corresponder con el responsable del mismo, a la especialidad a la cual se dedica, el ámbito o sector de la empresa para el cual se dedica a aprovisionar, entre otros. El mismo es una unidad organizativa encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Funciones Habituales de los Integrantes:
- Responsable de la Creación de Pedidos(Órdenes de Compras) y envío a los proveedores.
- Encargado de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa (manual, mediante herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos).
- responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
- encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
- responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
- mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
- SAP incluye una herramienta para la clasificación y evaluación de los proveedores, tarea que estará a cargo de los integrantes.
Estos conceptos permitirán hacer aportes valiosos al momento de la planificación o ampliación de la organización.
Condiciones generales para la definición de la Organización:
- Implementación: la estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
- Operación: deberán quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas (compras, ventas, almacenamiento, mantenimiento, producción) que sean implementados.
- Flexibilidad: podrían ser agregados nuevos centros a futuro, pero teniendo atención en aquellos no modificables o de difícil corrección.
- Consenso: cada una de las áreas debe contar con planificación y aprobación de los responsables correspondientes con el fin de cumplir con todos los requerimientos.