✒️SAP MM / Definición de Organizaciones y Grupos de Compras Por Raquel Cuadra Fernandez
SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
Definición de Componentes de SAP
Organización de Compras:
Unidad Organizativa que sub-divide a la Empresa en función de las necesidades de Gestión de Compras y su estrategia definida.
Se encarga de:
- Aprovisionar de materiales y servicios.
- Negociar condiciones de compra con proveedores y responsables de la ejecución.
- Concretar y controlar las operaciones de Compra.
Notas importantes:
- La forma de "Organizar el Aprovisionamiento" se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros.
(Aunque la asignación a la sociedad no es obligatoria, lo será a través del Centro que asigne la OC).
- Si no se asigna una Organización de Compra a una Sociedad, ésta puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades.
(Una condición previa a esto es que el Centro para el cual se hace la compra esté asignado a la OC).
Grupo de Compras:
Es una Unidad Organizativa dentro de la Logística encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicio.
-> Los Grupos de Compras serán identificados mediante un código o clave y una descripción.
La descripción podrá corresponder al responsable del mismo, a la especialidad a la cual se dedica, al ámbito o sector de la empresa para la cual se dedica a aprovisionar, etc. Sin embargo, la descripción sólo identifica al grupo no a quienes participan en él.
Funciones habituales de los Integrantes de los Grupos de Compras
- Creación de Pedidos (órdenes de compras) y envío a los proveedores.
- Planificación de compras basada en criterios establecidos por la empresa (manual, herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos).
- Firma de contratos de adquisición con los proveedores.
- Adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
- Determinación de proveedores, solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
- Contacto y relación con proveedores externos.
- Manejo de herramienta SAP para la calificación y evaluación de los proveedores.
"Un punto estratégico a analizar antes de la definición de la estructura organizativa y asignación de responsabilidades, será la determinación de políticas para segmentar las operaciones de aprovisionamiento".
Criterios para el ámbito de las TAREAS de los Grupos de Compras
1.1 Centro
Se asignarán Grupos de Compras para cada Centro o grupo de ellos. Los integrantes de cada Grupo serán los encargados de suministrar materiales y servicios.
- Tiene la ventaja de que los responsables tendrán mayor conocimiento de las condiciones locales de mercados, posibles oferentes y referencias.
1.2 Especialidad
Se asignarán Grupos de Compras para cada una de las Áreas Técnicas o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada.
- Tiene la ventaja fundamental de la mayor experiencia e idoneidad cuando sean requeridas evaluaciones técnicas de proveedores y/o productos / servicios.
1.3 Origen de los Productos
Determinan el Grupo de Compras según el origen de los productos o servicios, sobre todo si se trata de diversos países.
- Tiene la ventaja del mejor conocimiento de la idiosincrasia de los interlocutores, el manejo del idioma, los posibles contratos locales, entre otros.
1.4 Unidad del Negocio
En grandes corporaciones, es habitual la incursión en los diversos tipos de negocios, especialidades. Es conveniente que las herramientas de aprovisionamiento estén en manos de quien no sólo conoce los procesos de compra, sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
Retomando lecciones pasadas:
- Elementos que intervienen en la estructura de la Organización: Mandante, Sociedades, Centros, Almacenes, Organización de Compra.
- Soporte de las funcionalidades del Proceso de Compras: Grupo de Compras.
Consideraciones generales para la definición de la Organización
2.1 Implementación
Los distintos elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación, de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la Compañía, de manera de asegurar la segmentación de los reportes obligatorios o necesarios de la organización.
La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
2.2 Operación
Desde el punto de vista operativo de la Compañía deberán quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas (Compras, Ventas, Almacenamiento, Mantenimiento, Producción, etc.) que sean implementados.
2.3 Flexibilidad
Parte de la Organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos (Por ejemplo: El agregado de nuevos centros a futuro), pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
2.4 Consenso
A fin de cumplir con todos los requerimientos, la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.
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Sobre el autor
Publicación académica de Raquel Cuadra Fernandez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Raquel Cuadra Fernandez
Profesión: Gestor de Procesos de Sistemas - Mexico - Legajo: WW15O
✒️Autor de: 62 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Raquel Cuadra
Disponibilidad Laboral: FullTime 
