Se trata de un recurso para identificar los responsables de las actividades de adquisición, lo que será utilizado en los documentos de compras a fin de identificar los referentes de cada uno de ellos.
Aunque en SAP se trabaja con la figura de "Grupo de Compras", las Empresas pueden optar por las siguientes dos políticas:
Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.
Esta es la denominación general que se utiliza para este tipo de documento, pero que en el caso de SAP lo designa con el nombre de Pedido.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.
Como complemento ligado a la definición directa de la organización se debe prestar mucha atención y comprender los conceptos a tener en cuenta durante implementación y qué consideraciones no no olvidar respecto a la operación flexibilidad y tensión de consenso al definir una organización.
Hay 2 temas asociados a la organización operativa de la empresa; estos son las organizaciones de compra y los grupos de compra. Una organización de compra una unidad organizativa que divide a la empresa en función de las necesidades de gestión de compras y la estrategia que tuviera definida siendo la responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios y demás actividades asociadas. En la otro lado un grupo de compras es una mierda organizativa encargada de la planificación ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Los grupos serán identificados mediante un código clave y una descripción que podrá corresponder con el responsable del mismo un detalle a tener en cuenta es que los integrantes no se encuentran asociados a un determinado grupo de compra
Como complemento que está íntimamente ligado a la definición de estructura de la organización, se debe de incorporar conceptos que a futuro como integrantes de área sensibles de una empresa en la te permitirán hacer un aporte valioso al momento de la planificación o ampliación de la organización, por ello se sugiere prestar mucha atención y comprender los conceptos a tener en cuenta durante una implementación y qué consideraciones no olvidar respecto a la operación flexibilidad y obtención de consenso al definir una organización