Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
Se trata de una Unidad Organizativa que subdivide una Empresa en función de las necesidades de Gestión de Compras y la estrategia que tuviera definida. Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios ,negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de la ejecución, concreción y control de tales operaciones.
La forma de organizar el aprisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros. Aunque la asignación a la sociedad no es obligatoria ( los era a través del Centro que asigne a la OC.
Si no se asigna una Organización de Compra a una Sociedad, esta puede dedicarse a las transacciones de aprisionamiento de todas las Sociedades. Una condición previa para esto es que el centro para el cual se hace la compra este asignado a la Organización de Compra.
El Grupo de Compras es una Unidad Organizativa dentro de Logística encargada de la planificacion,ejecucion y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Los grupos serán identificados mediante un código o clave y una descripción, que podrá corresponder al responsable del mismo, a la especialidad a la cual se dedica, al ámbito o sector de la empresa para la cual se dedica a aprisionar, entre otros.
Algunas de las funciones habituales de los integrantes de los Grupos de compras son:
Responsable de la Creación de Pedidos.
Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
Responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
Un punto estratégico a analizar antes de la definición de la estructura organizativa y asignación de responsabilidades, será la determinación de políticas para segmentar las operaciones de aprovisionamiento.