
Definición de organizaciones y grupos de compra: organización operativa de la empresa
Organización de compra: Es una unidad organizativa que divide a la empresa en función de las necesidades de gestión de compras y su estrategia, siendo la responsable del aprovisionamiento de materiales, servicios, condiciones con proveedores y son los responsables de todas las operaciones inherentes a este proceso.
Cada organización de compra permite acordar condiciones de compras diferentes.
El aprovisionamiento se define con las asignación de las organizaciones de compra as las sociedades y centros.
Grupo de compras: Es una unidad organizativa dentro de Logística encargada de planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Sus grupos serán identificado por código o clave y una descripción.
Los integrantes no se encuentran asignados a un determinado grupo de compra
Funciones habituales de los integrantes de los grupos de compras
- Responsable de la creación de pedidos y envíos a proveedores
- Encargado de planificación de compras
- Responsable de la firmas de contratos
- Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios
- Responsable de proveedores, cotizaciones y negociaciones
- Relaciones con proveedores externos
- Encargado de calificación de los proveedores por las herramientas de SAC
Criterios para las tareas del grupo de compras:
- Centro: Se asignan grupos de compras para cada centro y los integrantes serán los encargados de suministrar materiales y servicios a un centro en particular.
- Especialidad: Se asignan grupos para cada área técnica en los que la empresa deba ser aprovisionada.
- Origen de los productos: Se asignan grupos de compras según el origen de los productos o servicio.
- Unidad de negocio: Es conveniente que las herramientas de aprovisionamiento estén en manos de quienes conocen las particularidades del tipo de negocio.
Consideraciones a la hora de planificar la estructura de la organización
Implementación: Se debe tener en cuenta los requisitos legales, impositivos y financieros de la empresa.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos de los responsables del proyecto
- Analizar las necesidades actuales y futuras
- Analizar los requisitos operativos
- Complementar los desarrollos para cumplir con los requerimientos especiales.
Operación: Deberán quedar resueltos los procesos globales y cada uno de los módulos (compras, almacenamiento, mantenimiento, producción, ect) que sean implementados
Flexibilidad: Puede ser ampliado o corregido según requerimientos futuros
Consenso: Todos los responsables deben estar de acuerdo para la definición de cada una de las áreas.