ORGANIZACION DE COMPRAS.
Se trata de una unidad organizativa que subdivide una empresa en funcion de sus necedidades de gestion de compras y la estrategia que tuviera definida. Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de la ejecucion, concrecion y control de tales operaciones.
La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignacion de las ORGANIZACIONES DE COMPRAS a las SOCIEDADES y CENTROS. La asignacion a la sociedad no es obligatoria.
GRUPO DE COMPRAS
Es una unidad organizativa dentro de Logistica encargada de la planificacion, ejecucion y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Los grupos son indentificados mediante un Codigo o clave y una descripcion que puede ser: al responsable del mismo, la especialidad, el ambito o sector.
Los integrantes no se encuentran asociados en la definicion de grupo de compras.
Las funciones de los integrantes del grupo de compras son:
1. Responsables de la creacion de Pedidos (ordenes de compra) y envio a los proveedores.
2. Encargado de la planificacion de compras basados en los criterios establecidos por la empresa.
3. Responsable de la firma de contratos de adquisicion con los proveedores.
4. Encargado de la adquisición de materiales y contratación de los servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
5. Responsable de la determinacion de poveedores, la solicitud de cotizacion y negocios de condiciones de compra para cada operación.
6. Mantener el contacto y relacion con los proveedores externos.
7. SAP incluye una herramienta para la clasificacion y evaluacion de los proveedores, tarea que esta a cargo de los integrantes de GRUPO DE COMPRAS.
El ámbito de las tareas del grupo de compras:
1. CENTRO: se asignaran GRUPOS DE COMPRAS para cada CENTRO o grupo de ellos. Su ventaja es que se tendra mayor conocimiento de las condiciones locales de mercado, posibles oferentes y referentes.
2. ESPECIALIDAD: se asignaran GRUPOS DE COMPRAS para cada una de las areas tecnicas o ambitos de los que la empresa deba ser aprovisionada.
3. ORIGEN DE LOS PRODUCTOS: determinando GRUPO DE COMPRAS segun el origen de los productos o servicios, sobre todo si se tratan de diversos paises. Su ventaja es el mejor conocimiento de los interlocutores, idioma, contactos locales.
4. UNIDAD DE NEGOCIO: En grandes corporaciones, es habitual la incursión en diversos tipos de negocios, especialidades. EL aprovisionamiento no solo debe estar en manos de gente que conoce el proceso de compra, sino de del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA DEFINICION DE LA ORGANIZACION.
Los elementos que intervienen en la estructura de la organizacion son: mandante, sociedades, centros, almacenes, ortanizacion de compras o soporte de las funcionalidades del porceso de compras, grupo de compras.
1. IMPLEMENTACION: los distintos elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementacion de acuerdo a los requisitos legales , impositivos y financieros de la compania. La estructura definida debera responder a los procesos de negocios establecidos.
2. OPERACION: desde el punto de vista operativo de la compañía deberan quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma. (Compras, Ventas, Almacenamiento, Mantenimiento, Produccion).
3. FLEXIBILIDAD: Parte de esta organizacion puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos.
4. CONSENSO: a fin de cumplir con todos los requerimientos, la definicion de cada una de las areas debe contar con la participacion y aprobacion de los responsables correspondientes.