✒️SAP MM / Definición de Organizaciones y Grupos de Compras Por Stefanie Schneider Ríos
SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
DEFINICIÓN DE ORGANIZACIONES Y GRUPOS DE COMPRAS
ORGANIZACIONES DE COMPRAEs una unidad organizativa que divide a la empresa en función de las necesidades de la gestión de compras y la estrategia que estuviera definida, siendo la responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios, y demás actividades asociadas.
Una organización de compra subdivide una empresa en función de las necesidades de gestión de compras y la estrategia que tuviera definida. Negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de la ejecución, concreción y control de tales operaciones.
La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las organizaciones de compra a las sociedades y centros. Aunque la asignación a la sociedad no es obligatoria (lo será a través del centro que asigne a la organización de compra).
Si no se asigna una organización de compra a una sociedad, ésta puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las sociedades. Una condición previa para esto es que el centro para el cual se hace la compra esté asignado a la organización de compra.
La definición de más una organización de compra, asociada a la posibilidad de cada localización (o sucursal, centro, etc.) permite acordar condiciones de compras diferentes. Este concepto no es requerido en muchas empresas que optan por disponer de una sola organización de compra para cada sociedad.
GRUPOS DE COMPRASEs una unidad organizativa, encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Los grupos serán identificados mediante un código clave y una descripción que podrá corresponder con la descripción de este, a la especialidad a la cual se dedica, al ámbito o sector de la empresa para el cual se dedica aprovisionar, etc. Los integrantes no se encuentran asociados a un determinado grupo de compra: solo su descripción identifica al grupo, no a quienes participan de él.
Un punto estratégico a analizar antes de la definición de la estructura organizativa y asignación de responsabilidades será la determinación de políticas para segmentar las operaciones de aprovisionamiento.
Algunas de las funciones habituales de los integrantes de los grupos de compras son:
- Responsable de la creación de pedidos (órdenes de compras) y envío a los proveedores.
- Encargado de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa (manual, mediante herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos).
- Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
- Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
- Responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
- Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
- Evaluación de proveedores.
A continuación, se mencionan algunos posibles criterios para determinar el ámbito de las tareas de los grupos de compras:
- Centro: se asignarán grupos de compras para cada centro o grupo de ellos. Los integrantes de cada grupo serán los encargados de suministrar materiales y servicios a un centro en particular o el agrupamiento de varios de ellos. Tiene la ventaja de que los responsables tendrán mayor conocimiento de las condiciones locales de mercados, posibles oferentes y referencias.
- Especialidad: se asignarán grupos de compras para cada una de las áreas técnicas o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada. Tiene la ventaja fundamental de la mayor experiencia e idoneidad cuando sean requeridas evaluaciones técnicas de proveedores y/o productos y servicios.
- Origen de los productos: determinados grupos de compras según el origen de los productos o servicios, sobre todo si se tratan de diversos países, tendrá la ventaja del mejor conocimiento de la idiosincrasia de los interlocutores, el manejo del idioma, los posibles contactos locales, etc.
- Unidad de negocio: en grandes corporaciones, es habitual la incursión en diversos tipos de negocios, especialidades, etc. Es muy conveniente que las herramientas de aprovisionamiento estén en manos de gente que no solo conoce el proceso de compra, sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
Elementos que intervienen en la definición de la estructura de la organización:
- Mandante
- Sociedades
- Centros
- Almacenes
- Organización de compra
- Grupo de compras
A continuación, se mencionarán algunas consideraciones que deben ser tenidas en cuenta a la hora de planificar la estructura, y si bien, la tarea de parametrización estará a cargo de especialistas, es muy importante que, como integrante de la empresa, conocedor de la dinámica del sector y responsable de los procesos, conozcas las posibilidades y funcionalidades que brinda SAP para adaptarse a las necesidades de la empresa.
IMPLEMENTACIÓNLos distintos elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación, de acuerdo con los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía, de manera a asegurar la segmentación de los reportes obligatorios o necesarios de la organización. La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
OPERACIÓNDesde el punto de vista operativo de la compañía deberán quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas (compras, ventas, almacenamiento, mantenimiento, producción, etc.) que sean implementados.
FLEXIBILIDADParte de esta organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos (por ejemplo, el agregado de nuevos centros a futuro) pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
CONSENSOA fin de cumplir con todos los requerimientos, la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.
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Sobre el autor
Publicación académica de Stefanie Isabella Schneider Ríos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
Stefanie Isabella Schneider Ríos
Profesión: Ingeniera en Sistemas de Producción - Paraguay - Legajo: ZK50F
✒️Autor de: 154 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime 
