Definiciones de Organizaciones y Grupos de Compras
Se abordaran dos temas asociados a la organización operativa de la empresa, Organización de compras (es la unidad organizativa que subdivide la empresa en función de las necesidades de gestión de compras y la estrategia que tuviera definida siendo la responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios y de más actividades asociadas) Grupo de Compras (es una unidad organizativa encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios) Grupos (serán identificados mediante un código o clave y una descripción que podrá corresponder con el responsable del mismo, debemos te tener en cuenta que los integrantes no se encuentran asociados a un determinando grupo de compras).
Definiciones de Componentes de SAP- Organización de Compras
La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros. Aunque la asignación a la sociedad no es obligatoria (lo será a través del centro que asigne a la OC).
Definición de Componentes de SAP – Grupo de Compras
Unidad organizativa dentro de logística encargada de la planificación, ejecución etc de materiales y servicios. Estos serán identificados médiate código o clave y una descripción, los integrantes no se encuentran asociados a un determinado grupo, solo su descripción identifica al grupo no a quienes participan en él.
Algunas de las funciones habituales de los integrantes de los Grupos de Compras son:
Ø Responsable de creación de pedidos (ordenes de compras) y envió a los proveedores.
Ø Encargado de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa ( manual, mediante herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos.)
Ø Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores
Ø Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
Ø Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
Ø SAP incluye una herramienta para la calificación y evaluación de los proveedores, tarea que estará a cargo de los integrantes de Grupos de Compra.
Se mencionan algunos posibles criterios parad eterminar el ámbito de las tareas de los Grupos de compras:
Ø Centro: se asignara Grupos de Compra para cada Centro o grupo de ellos. Los integrantes de cada grupo son los encargados de suministrar materiales y servicios a un Centro en particular.
Ø Especialidad: se asignara Grupo de Compras para cada área técnica o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada.
Ø Origen de los productos: determinado grupo de compras según el origen de los productos o servicios, sobre todo en diversos países.
Ø Unidad de negocio: es habitual la incursión en diversos tipos de negocios, especialidades, etc., es conveniente que las herramientas de aprovisionamiento estén a cargo de gente que no solo conoce el proceso de compra, sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
Consideraciones generales para la definición de la Organización
Hemos mencionado los diversos elementos que interviene en la definición de la estructura de la organización Mandante, Sociedades, Centros, Almacenes, Organización de compra o soporte de las funciones del proceso de compras Grupo de compras.
Ahora mencionaremos algunas consideraciones que deben tener en cuenta a la hora de planificar la estructura.
Ø Implementación: los distintos elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación, de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía, de manera de asegurar la segmentación de los reportes obligatorios o necesarios de la organización.
Ø Operación: en este punto operativo deberá quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la empresa y de cada uno de los módulos o áreas.
Ø Flexibilidad: parte de esta organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos ( ejemplo, el agregado de nuevos centros a futuro, pero teniendo atención en aspectos modificables o de difícil corrección)
Ø Consenso: a fin de cubrir con los requerimientos la definición de cada una de las áreas debe contra con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.