✒️SAP MM / Definición de Organizaciones y Grupos de Compras Por Daniel Woclaw
SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
UNIDAD 2: ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
LECCIÓN 4/7: DEFINICIÓN DE ORGANIZACIONES Y GRUPOS DE COMPRAS
DEFINICIÓN DE COMPONENTES DE SAP: ORGANIZACIÓN DE COMPRAS
Consiste de una Unidad Organizativa que subdivide a una empresa en función de las necesidades de Gestión de Compras y las estrategia que tuviera definida; es responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compras con los proveedores y es responsable de la ejecución y control de las mismas.
La manera de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros. Sin embargo, la asignación a la sociedad no es obligatoria. Si no se asigna una Organización de Compra a una Sociedad ésta se puede dedicar a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades. Para esto existe una condición y es que el Centro para el cual se hace la compra esté asignado a la Organización de Compra.
DEFINICIÓN DE COMPONENTES DE SAP: GRUPO DE COMPRAS
El Grupo de Compras se define como una unidad Organizativa dentro de Logística la cual se encarga de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Dichos grupos son identificados mediante un código o clave y una definición, que podrán corresponder al responsable del mismo, a la especialidad a la cual se dedica, al ámbito o sector de la empresa para que se dedica, entre otros.
No existe correlación entre los integrantes de un Grupos de Compras y su definición, es decir, los integrantes solo adquieren la descripción que identifica al grupo, no a quienes participan en éste.
Algunas de las funciones de los integrantes de los Grupos de Compras son:
Responsable de la creación de Pedidos (Órdenes de Compra) y envío a los proveedores.
Encargado de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por las empresas (manual, mediante herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos).
Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
Responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
Mantener el contrato y relación con los proveedores externos.
SAP incluye una herramienta para la calificación y evaluación de los proveedores, tarea que estará a cargo de los integrantes de Grupos de Compras.
Criterios para determinar el ámbito de las tareas de los Grupos de Compras:
Centro:
Los integrantes de cada grupo serán los encargados de suministrar materiales y servicios a un Centro en particular o la agrupamiento de varios de ellos. Tiene la ventaja de que los responsables tendrán mayor conocimiento de las condiciones locales de mercados, posibles oferentes y referencias.
Especialidad:
Se asignarán Grupos de Compras para cada una de las áreas técnicas o ámbitos en la empresa deba ser aprovisionada. Tiene la ventaja fundamental de la mayor experiencia e idoneidad cuando sean requeridas evaluaciones técnicas de proveedores y/o productos y servicios.
Origen de los productos:
Determinando Grupos de Compras según el origen de los productos o servicios, sobre todo si se tratan de diversos países, tendrán la ventaja del mejor conocimiento de la ideosincracia de los interlocutores, el manejo del idioma, los posibles contactos locales, entre otros.
Unidad de Negocio:
En grandes corporaciones, es habitual la incursión en diversos tipos de negocios, especialidades, etc. Es muy conveniente que las herramientas de aprovisionamiento esté en manos de gente que no solo conoce el proceso de compra, sino las particularidades del tipos de negocio en el cual opera la empresa.
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Implementación
Los diferentes elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación, de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la empresa, de manera de asegurar la segmentación de los reportes obligatorios o necesarios de la organización. La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
Operación
Desde el punto de vista operativo de la compañía deberá quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas (compras, ventas, almacenamientos, mantenimiento, producción, etc) que sean implementados.
Flexibilidad
Parte de esta organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos (ejm, el agregado de nuevos centros a futuros, tal como sugiere el esquema siguiente), pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
Consenso
A fin de cumplir con todos los requerimientos, la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.
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Sobre el autor
Publicación académica de Daniel Woclaw, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
Daniel Woclaw
Profesión: Consultor Junior de Programa Sap - España - Legajo: VV71H
✒️Autor de: 149 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
