ORGANIZACIÓN DE COMPRAS Responsabilidades: Aprovisionamiento de materiales y servicios. Negociación de condiciones de compra con los proveedores. Ejecución, concreción y control de estas operaciones. La asignación a una Sociedad no es obligatoria y, si no se realiza, una Organización de Compras puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades. De todas formas, se necesita que el Centro para el que se hace la compra esté asignado a la Organización de Compra. GRUPO DE COMPRAS Responsabilidades: Planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Creación de pedidos y envío a proveedores. Firma de contratos de adquisición con proveedores. Determinación de proveedores, solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones. Mantener el contacto y la relación con proveedores. Calificación y evaluación de proveedores (SAP contiene esta herramienta). Consideraciones: Los grupos son identificados mediante un código o clave y una descripción (ejemplo: responsable del mismo, especialidad, ámbito o sector de la empresa para el cual se dedica a aprovisionar, etc.). Los integrantes del grupo no se encuentran asociados en la definición del Grupo de Compra. Ámbitos de las tareas: Centro: integrantes se encargan de suministrar materiales y servicios a un Centro o grupo de varios. Especialidad: cuentan con experiencia e idoneidad cuando son requeridas evaluaciones técnicas de proveedores y/o productos y servicios. Origen de los productos: mejor conocimiento de idiosincracia de los interlocutores, idiomas, contactos, etc. Unidad de negocio: responsables no solo conocen los procesos de compra pero las peculiaridades del tipo de negocio en el que opera la empresa. Funcionalidades que ofrece SAP para adaptarse a las necesidades: Implementación: los elementos organizativos deben ser estructurados de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la empresa. Operación: deben quedar resueltos los procesos globales de la empresa que sean implementados y de cada área. Flexibilidad: parte de la organización podrá ser ampliada o corregida pero se deberá prestar especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección. Consenso: la definición de cada área deberá contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.