Creación del documento sin Referencia
1- Creación del documento sin referencia - Procedimiento
1.1- Ingresar en la transacción correspondiente: Se ingresa con TRX = ME21N. La ruta es: Menú de SAP - Logística - Gestión de materiales - Compras - Pedido - Crear.
1.2- Seleccionamos la Clase de Documento: se carga la Clase de Documento, por ej: NB (estándar) o seleccionamos de la lista desplegable.
Dependiendo de la Clase de Documento se modifica la funcionalidad. Lo mas relevante es:
- Rango de números de los documentos (se podrían tener distintas numeración dependiendo de la clase de documento)
- Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcional, obligatorio, etc)
- Tipos de ítems posibles (normales, servicios, consignaciones, etc)
- Relación con otros documentos del proceso de adquisición.
Este documento será enviado al proveedor y constituirá el comprobante legal con el cual estableceremos el compromiso mutuo con el proveedor.
1.3- Completamos los datos: Se cargan los datos solicitados para el item. Estos son:
1.3.1- Cabecera del documento: se cargan los campos:
- Organización de compra (desde matchcode o manualmente)
- Sociedad: es la Sociedad legal a la cual serán imputados todos los movimientos contables que genere el Proceso de Compra.
- Proveedor. se ingresa el código de proveedor a quien elegimos otorgar la compra. Recordemos que esta definición puede haber involucrado un proceso de licitación y cotización para decidir cual es el proveedor mas conveniente.
- Grupo compras: dato obligatorio y asocia al responsable que conduce la operación.
1.3.2- Ítems del documento: se cargan los siguientes campos
- Posición: corresponde a un nro que comienza con '10' y se incremente automáticamente en '10'.
- Código de Material:se ingresa el código del material o servicio que se desea adquirir o contratar. SAP permite ingresar materiales que no estén en el maestro de materiales y se cargan con una descripción y el tipo de imputación.
- Cantidad de unidades: número de unidades a comprar.
- Fecha de entrega: es la fecha solicitada al proveedor para que entregue la mercadería.
- Precio: si el material no está ingresado al maestro de materiales, este precio tendrá que ser ingresado y representa el precio que hubiera sido pactado con el proveedor.
- Centro: referido al lugar físico para el cual se solicita el material y donde deberá ser entregado por el proveedor.
- Almacén (opcional): será el almacén dentro del Centro, que reciba la mercadería.
- Solicitante: nombre del interesado en la iniciación del Proceso de Compras.
- Nro de necesidad (opcional): es un nro de referencia que se asocia a una necesidad de adquisición que no es ingresada en el sistema.
1.4- Aceptamos los datos ingresados: Enter para aceptar todos los valores ingresados. Clic en botón: 'Verificar' para asegurarnos que la información ingresada no esté sujeta a ningún error. Al no tener errores la Pedido, se pulsa el botón Grabar.
2- Creación de documentos con varios ítems
Copiar Posiciones.
Para duplicar un ítem hay que seleccionar el registro y luego pulsar el icono: copiar. Luego se puede modificar los datos necesarios como: Cantidad de unidades, Fecha de Entrega, Centro, Almacén, Precio neto, Solicitante, N° de necesidad, etc. Clic en botón: 'Verificar' para validar datos ingresados. Sin mensajes de errores, se graba el documento. Se recibe al pie de pantalla el nro de documento del pedido.
En la cabecera del Pedido se puede incluirse el texto descriptivo a nivel cabecera del documento y a nivel ítems, igual que en la SolPed.
3- Bloqueo, desbloqueo, eliminación y Recuperación de ítems
3.1- Bloqueo y Eliminación de ítems: seleccionar el registro a bloquear y utilizar el botón: candado cerrado - 'cesto de residuos correspondiente de la barra de herramientas de los ítems. Luego se visualizará el candado cerrado a la izquierda del items, que indica que está bloqueado.
3.2- Desbloqueo y Recuperación de ítems: es para desbloquear o recuperar un ítem que ha sido bloqueado o marcado para borrado. El botón a utilizar es: Desbloq./Anul.borrado (icono en forma de candado abierto). Se quieta la marca al ítem y podrá ser nuevamente utilizado. Luego desaparece el candado o cesto de residuos y el ítems se encuentra recuperado para el completo uso.
Mientras un ítems se encuentre bloqueado o marcado para borrar no puede ser modificado o utilizado en ninguna actividad.
El ítem es solamente 'marcado para borrado' y no desaparece del documento ni la base de datos de SAP.
Aunque el ítem sea bloqueado o borrado, conserva los documentos asociados.