CREACIÓN DE DOCUMENTOS CON VARIOS ÍTEMS
1. Ítems y campos
Un documento puede contener diferentes ítems o campos que permiten organizar y registrar la información.
Algunos tipos de campos son:
* Texto: permite ingresar letras, palabras o frases.
* Numérico: permite ingresar únicamente números.
* Fecha: permite registrar fechas.
* Precio: se utiliza para ingresar valores monetarios.
* Cantidad: indica el número de unidades.
* Subtotal: se obtiene multiplicando la cantidad por el precio.
* Proveedor: identifica a la persona o empresa que suministra un producto.
* Almacén: indica el lugar donde se encuentra almacenada la mercancía.
* Número de referencia: permite identificar un artículo o producto mediante un código.
* Solicitante: persona que solicita o requiere determinado producto.
2. Campos obligatorios
Algunos campos pueden configurarse como obligatorios, lo que significa que deben ser diligenciados antes de continuar o guardar el documento.
Esta característica ayuda a evitar que falte información importante.
3. Ingreso de información correspondiente
Para ingresar información correctamente se deben completar los campos solicitados en el documento.
También pueden utilizarse opciones como:
* Ingreso de números.
* Selección de datos previamente registrados.
* Selección de ítems posibles, como material, servicios o consumibles.
* Uso de listas desplegables.
* Búsqueda mediante diferentes criterios.
4. Búsqueda y selección de ítems
Cuando existe una gran cantidad de información, el sistema permite realizar búsquedas para encontrar rápidamente el ítem requerido.
La búsqueda puede hacerse mediante:
* Código o número de referencia.
* Nombre o descripción.
* Grupo al que pertenece.
* Otros criterios disponibles.
Una vez localizado el ítem, se selecciona y se incorpora al documento.
5. Organización de documentos con varios ítems
Cuando un documento contiene varios productos o elementos, cada uno debe registrarse de manera independiente con la información correspondiente.
Generalmente se incluyen datos como:
Ítem → cantidad → precio → subtotal
El subtotal permite conocer el valor correspondiente a cada producto antes de calcular el total general del documento.
6. Bloqueo y eliminación de ítems
Los ítems pueden contar con opciones de bloqueo o eliminación.
* Bloqueo: evita que determinada información sea modificada.
* Eliminación: permite retirar un ítem cuando ya no debe formar parte del documento.
Estas funciones ayudan a controlar los cambios realizados sobre la información.
7. Creación del documento sin referencia
También es posible crear un documento sin referencia previa.
Procedimiento:
1. Ingresar a la transacción correspondiente.
2. Crear un nuevo documento.
3. Completar los datos requeridos.
4. Ingresar la información de los ítems.
5. Verificar cantidades, precios y demás campos.
6. Guardar el documento.
Idea clave
La creación de documentos con varios ítems requiere registrar, organizar y verificar correctamente la información de cada elemento, utilizando campos obligatorios, búsquedas, referencias, cantidades, precios y controles de modificación.