CREACIÓN DE DOCUMENTO SIN REFERENCIA
1. CREACIÓN DE DOCUMENTO SIN REFERENCIA – PROCEDIMIENTO
En la creación de un documento PEDIDO DE COMPRA SIN REFERENCIA es casi similar a la realización de una SOLPED ya que contienen las mismas semejanzas.
· INGRESAR A LA TRANSACCIÓN CORRESPONDIENTE
Se ingresa a la transacción correspondiente en este caso a la TRANSACCIÓN ME21N.
La TRANSACCIÓN ME21N es el documento mediante el cual se crea el PEDIDO DE COMPRAS.
· SELECCIONAMOS LA CLASE DE DOCUMENTOS
En este caso seleccionaremos la clase de documentos en la franja izquierda del documento donde se desplegará la lista de documentos. Ejemplo: NB (PEDIDO ESTANDAR). El ejemplo tomado en el curso por la Academia es el TIPO DE DOCUMENTO (DJF - E - SAP – PEDIDO)
¿EN QUE MODIFICARÁ LAS FUNCIONALIDADES DE CLASE DE DOCUMENTO QUE ELIJAMOS?
- Rango de números de los documentos (se podrían tener diferentes numeraciones)
- Estado de los campos para el ingreso de los datos (Opcional, obligatorio)
- Tipos d ítems posibles (Normal, servicios, consignaciones)
- Relación con otros documentos del proceso de adquisición
· COMPLETAMOS LOS DATOS
Completamos cada uno de los datos en cada uno de los ítems del documento.
- CABECERA DEL DOCUMENTO
- ORGANIZACIÓN DE COMPRAS: Se deberá colocar la ORGANIZACIÓN DE COMPRAS responsable de la ejecución del proceso de aprovisionamiento
- GRUPO DE COMPRAS: En forma obligatoria deberá establecerse el GRUPO DE COMPRAS asociado al responsable que conduce la operación.
- SOCIEDAD: Se indicará la SOCIEDAD LEGAL a la cual será imputada todos los movimientos contables que genere el proceso de compras (recordar su relación con los centros que se ingresarán a nivel de ítems)
- PROVEEDOR: Será ingresado el numero del PROVEEDOR a quien decidimos otorgar la compra.
- ITEMS DEL DOCUMENTO
- POSICIÓN: Corresponde a un numero de posición que comienza con 10 y va incrementando automáticamente (20. 30, 40, 50)
- CODIGO DEL MATERIAL: se ingresará el código del material o servicio que se desea contratar o adquirir. Es importante recordar que el sistema SAP permite en los documentos de compras, productos que no se encuentren registrados en el MAESTRO DE MATERIALES, esto se efectúa dejando la casilla o el espacio vacío y se escribe solamente un cometario o descripción básica del material.
- CANTIDAD: Numero de unidades a comprar. La manera como esta definido el material determina la unidad de medida de la cantidad ingresada (KILOGRAMOS, UNIDADES, CAJA, LITROS)
- FECHA DE ENTREGA: hace referencia en la que el solicitante necesita la mercancía para ser utilizada.
- PRECIO: se ingresa el precio que hubiera sido pactado con el PROVEEDOR. (Al no haber referencia alguna, no es posible tomar el valor desde una SOLPED o COTIZACIÓN)
- CENTRO: se refiere al lugar físico para el cual se solicita el producto y donde deberá ser entregado por el PROVEEDOR.
- ALMACÉN: indicaremos dentro del centro, en que ALMACÉN se recibirá la mercadería.
- N° DE NECESIDAD: se trata de un numero de referencia que se asocia a una necesidad de adquisición que no es ingresada al sistema. Puede ser tomada también de la SOLPED y servir para agrupar a varios documentos de compras generados para una aplicación determinada.
- SOLICITANTE: Nombre del interesado en el proceso de compras y posible INTERLOCUTOR.
· ACEPTAMOS LOS DATOS INGRESADOS
Una vez ingresados completamente los datos, aceptamos ENTER mediante el cual el sistema SAP analizará los datos y los validará. El sistema verificará que no exista errores.
Se pulsará la tecla de VERIFICAR para asegurarnos de que el documento no posea errores. En caso de que existan errores se deberán de modificar para poder guardar el documento efectivamente. Pueden emerger errores de ADVERTENCIA el cual se puede guardar el documento sin problemas, pero también pueden emerger mensajes de ERROR que es obligatorio modificar para poder guardar el documento.
2. CREACIÓN DE DOCUMENTOS CON VARIOS ITEMS
En esta parte es importante señalar que se pone de manifiesto la creación de un documento agregando varios ítems. Se selecciona el ítems o posición a copiar, se presiona la tecla COPIAR POSICIÓN y después de esto se habrá duplicado la posición deseada para poder modificarla.
3. BLOQUEO, DESBLOQUEO, ELIMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE ITEMS
En esta parte se indicará que el documento puede ser BLOQUEADO y/o MARCADO del ítems para borrado, lo que impedirá su utilización y ejecución.
· BLOQUEO Y ELIMINACIÓN DE ITEMS
Este procedimiento es muy simple y consiste en seleccionar la posición y utilizar el botón (CANDADO CERRADO - CESTO DE RESIDUOS) y permitirá bloquear el ítems para su utilización. Una vez que queda bloqueado con el símbolo del candado, la posición se mostrará de color grisado.
· DESBLOQUEO Y RECUPERACIÓN DE ITEMS
Si se desea DESBLOQUEAR o RECUPERAR el documento se selecciona el ítems o posición que haya sido bloqueado o marcado para borrado, seleccionamos el botón de DESBLOQUEO/ANULACIÓN DE BORRADO observaremos el CANDADO ABIERTO y podrá quedar liberado para ser utilizado nuevamente.
Ø Mientras El documento se encuentre BLOQUEADO o MARCADO PARA BORRAR no puede ser modificado o utilizado en ninguna actividad.
Ø El ítem es solamente MARCADO PARA BORRADO, esto quiere decir que no desaparece del documento ni de la base de daros de SAP.
Ø Aunque el Items sea BLOQUEADO o BORRADO, conserva los documentos asociados.