1. Creación del documento sin referencia - Procedimiento. El proceso es similar que en las SolPed y se crea manualmente ingresando los todos los datos requeridos.
1.1. Ingresar la transacción correspondiente. Se ingresa la TX ME21N para realizar un nuevo pedido ya sea con o sin referencia a otro documento. El acceso desde el Menú de SAP es:
- Menú de SAP -- Logística -- Gestión de Materiales -- Compras -- Pedido -- Crear
1.2. Seleccionamos la Clase de Documento. Es lo primero a elegir en el extremo superior izquierdo, se puede dejar como "NB" (estándar) o elegir otro de la lista desplegable. (UB - Pedido de traslado, DB - Pedido dummy, NB - Pedido estándar, FO - Pedido marco, ENB - Pedido normal DFPS). Las funcionalidades se modifican según la Clase de documento que elijamos:
- Rango de números de los documentos (pueden tener distintas numeraciones).
- Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcional, obligatorio, etc).
- Tipos de ítems posibles (normal, servicios, consignaciones, etc.).
- Relación con otros documentos del proceso de adquisición.
La IMPORTANCIA en la gestión en esta etapa radica en que el documento se enviará al proveedor y constituirá el comprobante legal con el que estableceremos un compromiso con el mismo.
1.3. Completamos los datos. Se ingresan los datos solicitados.
1.3.1. Cabecera del documento.
- Org. de Compra: Indica la Organización de Compra responsable de ejecutar el proceso de aprovisionamiento.
- Grupo de Compras: Especifica el grupo de compras asociado al responsable que conduce la operación.
- Sociedad: Indica la sociedad legal a la que se imputarán los movimientos contables que genere el proceso de compras.
- Proveedor: Es a quien otorgamos la compra (pudiendo involucrar un proceso de creación, envío de cotizaciones y selección).
1.3.2. Ítems del documento.
- Posición: Número que comienza con "10" y se incrementa automáticamente de 10 en 10.
- Código de material: Es el material o servicio a adquirir pudiendo no existir en el Maestro de Materiales.
- Cantidad: Número de unidades a comprar.
- Fecha de Entrega: Fecha en la que se desea recibir la mercadería.
- Precio: Se ingresa el precio que hubiera sido pactado con el proveedor (al no haber referencia, no es posible tomar el valor desde una SolPed o Cotización).
- Centro: Lugar físico para el que se pide el producto y donde debe ser entregado por el proveedor.
- Almacén: Indicamos dentro del Centro en que Almacén se recibirá la mercadería.
- Nro. necesidad: Referencia una necesidad de adquisición que no es ingresada en el sistema, puede tomarse de la SolPed y agrupar varios documentos de compra generados.
- Solicitante: Nombre del interesado
1.4. Aceptamos los datos ingresados. Al presionar ENTER o el botón de verificar, SAP analizará los datos y validará la necesidad o no de otros datos adicionales o la presencia de errores y nos avisa cualquier eventualidad mediante un mensaje ya sea de advertencia o de ERROR.
2. Creación de documentos con varios ítems. Se puede duplicar o aumentar los ítems en un Pedido mediante la selección del mismo y luego presionando el botón de "Copiar Posición" para luego modificar cualquiera de sus datos.
3. Bloqueo y Eliminación de Ítems.
3.1. Bloqueo y Eliminación de Ítems. Consiste en abrir un documento, seleccionar un ítem y utilizar el boton ("candado cerrado", "cesto de residuos") de la barra de herramientas de los ítems. Una vez seleccionado el botón indicado se ve la presencia del "Candado Cerrado" a la izquierda del ítem eliminado y se refleja que todos los datos quedan bloqueados para su modificación ("grisados").
3.2. Desbloqueo y Recuperación de Ítems. Es similar al bloqueo o marcado para borrado y luego de este proceso el ítem podrá ser utilizado.
- Mientras un ítem este bloqueado o marcado para borrar, no puede ser modificado o utilizado en ninguna actividad.
- El ítem marcado para BORRADO no desaparece del documento ni de la base de datos de SAP.
- Aunque el ítem sea borrado o bloqueado, conserva los documentos asociados.