✒️SAP MM / Creación del Documento sin Referencia Por Rafael Marrero

Creación del Documento sin Referencia - Pedido de Compra.

Crearemos el documento a partir de una estructura vacía en la cual deberemos ingresar todos los datos requeridos.

Ingresarmos en la transacción ME21N para crear un nuevo pedido, sea realizado con o sin referencia a otro documento.

Seleccionamos la clase de documento en el campo que encontraremos en el extremo superior izquierdo de la pantalla, pudiendo optar por mantener el tipo "NB" o seleccionar alguno de la lista desplegable.

¿En que modificará las funcionalidades la Clase de documento que elijamos?

Rango de números de los documentos (se podrían tener distintas numeraciones)

Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcional, obligatorio, etc.)

Tipos de ítems posibles (normal, servicios, consignaciones, etc.)

Relación con otros documentos del proceso de adquisición.

La importancia de una buena gestión (creación, especificaciones, aprobación) de ésta etapa del proceso radica en que el documento será enviado al proveedor y constituirá el comprobante legal con el cual estableceremos el compromiso con el mismo.

Completamos los datos solicitados en la cabecera del documento:

Org. de Compras: deberá ser indicada la Organización de Compras responsable de la ejecución del proceso de aprovisionamiento.

Grupo de Compras: en forma obligatoria deberá especificarse el grupo de compras asociado al responsable que conduce la operación.

Sociedad: se indicará la Sociedad legal a la cual serán imputados todos los movimientos contables que genere el Proceso de Compras (recordar su relación con los Centros que se ingresarán a nivel de ítems)

Proveedor: será ingresado el código del proveedor a quien decidimos otorgar la compra. Recordemos que ésta definición puede haber involucrado un proceso de creación y envío de cotizaciones, su comparación y por último la decisión del mas conveniente.

Ítems del documento:

Posición: corresponde a un numero que comienza con 10 y se incrementa automaticamente en 10.

Código del material: se ingresará el código correspondiente al material o servicio que se desea adquirir o contratar. Es interesante que recordemos que SAP permite incluir en los documentos de compra, productos que no se encuentren registrados en el Maestro de materiales, esto se efectúa, dejando vacía la columna correspondiente al material e ingresando la descripción correspondiente.

Cantidad: número de unidades a comprar. La manera como está definido el material determina la unidad de medida de la cantidad ingresada (unidades, caja, kilogramos, litros, etc.)

Fecha de entrega: hace referencia a la fecha en que el solicitante necesita recibir la mercadería para su utilización. Luego podremos ver el efecto de cumplir con este plazo de entrega será tenido en cuenta diversos tiempos de demora que involucra todo el proceso.

Precio: ingresar el precio que hubiera sido pactado con el proveedor (al no haber referencia alguna, no es posible tomar el valor desde una SolPed o Cotización)

Centro: hace mención del lugar fisico para el cual se solicita el producto y donde deberá ser entregado por el proveedor.

Almacén: indicaremos dentro del Centro en que Almacén se recibirá la mercancía.

Nº de necesidad: se trata de un número de referencia que se asocia a una necesidad de adquisición que no es ingresada en el sistema. Puede ser también, tomada de la SolPed y servir para agrupar varios documentos de compra generados para una aplicación determinada.

Solicitante: nombre del interesado en la iniciación del Proceso de Compra y posible interlocutor en caso de dudas en la definición del producto a adquirir.

Se mencionan los datos más relevantes a ingresar durante la creación del documento. No obstante, algunos de ellos podrían ser opcionales e incluso desconocidos por el operador, y por tanto, omitidos. Por ejemplo, almacén, numero de necesidad, entre otros.

Aceptamos los datos ingresados: ya ingresados los datos básicos, pulsaremos la tecla "Enter", mediante lo cual, SAP analizará los datos actuales y validará la necesidad o no de otros datos adicionales o la presencia de errores.

Se observa que SAP nos avisa que está faltando un dato obligatorio a lo cual hace referencia con un simbolo "rojo" a la izquierda del ítem, y el texto correspondiente (al pie de la pantalla). Ésto quiere indicar que el documento no podrá ser guardado sin el ingreso o corrección de la información erronea o faltante.

De manera similar SAP podrá lanzar un mensaje de advertencia sobre la información y/o proceso. Así podría advertirnos de otros errores y omisiones.

Utilizaremos el boton "Verificar" para asegurarnos que la información ingresada no esté sujeta a ningún error.

Segun el caso, se podrá observar y analizar los diferentes mensajes que se recibirian en caso de error, y alguna advertencia por la imposibilidad de cumplir con la fecha de entrega.

Solo nos queda guardar el documento con el botón correspondiente. SAP nos informará que ha sido guardado correctamente y el numero que se le ha asignado.

Creación de documento con varios ítems.

De manera similar al anterior, creamos un pedido con varios ítems. Aprenderemos el método para incorporar nuevas posiciones a partir de aquel. A partir del pedido creado anteriormente, seleccionaremos el ítem y utlizando el botón indicado obtendremos un registro idéntico al ya existente.

Una vez seleccionado el ítem y presionado el botón indicado como "Copiar posición" observaremos que se habrá duplicado el ítem con otro idéntico, al cual podremos modificar cualquier de sus datos.

Sobre la inclusión de textos descriptivos, a nivel de cabecera del documento y a nivel de ítems. Estos textos podrán ser incluidos en la impresión de la Orden de compra que será enviada al proveedor.

Está claro que se podrán incluir en el documento la cantidad de ítems o posiciones que desees, ya sean creados mediante una copia, como se ha hecho en los ejemplos anteriores, o ingresando la totalidad de sus datos sin hacer referencia alguna a otro ítem.

Bloqueo/Desbloqueo y eliminación/recuperación de ítems.

Lo siguiente nos permitirá el bloqueo y/o marcado del ítem para borrado, lo que impedirá su utilización y ejecución de cualquier tipo de actividad con los ítems a los cuales lo hayamos aplicado.

Bloqueo y eliminación de ítems: el procedimiento es muy simple y consistirá en abrir el documento, seleccionar el ítem y utilizar el botón correspondiente a la acción que se quiera realizar en la barra de herramientas de los ítems.

Desbloqueo y recuperación de ítems: de manera similar, si deseamos desbloquear o recuperar un ítem que haya sido bloqueado o marcado para borrado, los seleccionamos y utilizamos el botón de Desbloq/Anul.borrado, quitaremos la marca del ítem, el cual podrá ser nuevamente utilizado.

A continuación de la aplicación de ésta opción, observaremos que el candado o el cesto de residuos desaparecen y el ítem se encuentra recuperado para el completo uso.

MIentras un ítem se encuentre bloqueado o marcado para borrar, no puede ser modificado o utilizado en ninguna actividad.

El ítem es solamente "marcado para borrado", esto quiere decir que no desaparece del documento ni de la base de datos de SAP.

Aunque el ítem sea bloqueado o borrado, conserva los documentos asociados.