1- Ingresar en la transaccion correspondiente: ME21N, crear un nuevo Pedido.
(Imagen 1.1)
2- Seleccionamos la Clase de Documento: campo en el texto superior izquierdo de la pantalla, se puede mantener NB (estandar) o seleccionar alguna de la lista desplegable
(Imagen 1.2)
Al seleccionar esto, modificara en las funcionalidades: Rango de numero de los documentos (se podran tener distintas numeraciones) - Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcional, obligatorio, etc.) - Tipos de items posibles (normal, servicios, consignaciones, etc.) - Relacion con otros documentos del proceso de adquisicion. Esto radica en que el documento sera enviado al proveedor y constituira el comprobante legal con el cual se establece el compromiso mutuo con el mismo.
3- Completar datos.
(Imagen 1.3)
- Cabecera del documento:
Org. de Compra: debera ser indicada la Organizacion de Compra responsable de la ejecucion del proceso de aprovisionamiento.
Grupo de Compras: es obligatorio, el asociado al responsable que conduce la operacion.
Sociedad: a la cual seran imputados todos los movimientos contables que genere el Proceso de Compras (teniendo en cuenta la relacion con el Centro que se ingresa a nivel de items).
Proveedor: a quien se dicide otorgar la compra. Esta definicion puede haber involucrado un proceso de creacion y envio de cotizaciones, su comparacion y por ultimo la decision del mas conveniente.
- Items del documento:
Posicion: numero que comienza con 10 y se incrementa automaticamente (10, 20, 30, etc.)
Codigo del material: o servicio que se desea adquirir o contratar. SAP permite incluir en los documentos de compra,productos que se encuentrn registrados en el Maestro de materiales, que se efectua dejando vacia la columna correspondiente al aterial e ingresando la descripcion correspondiente.
Cantidad: numero de unidades a comprar (unidades, caja, kilogramos, litros, etc.)
Fecha de Entrega: solicitada en la que se necesita recibir la mercaderia para su utilizacion.
Precio: pactado con el proveedor, sin esto no es posible tomar el valor desde una SolPed o Cotizacion.
Centro: lugar fisico al cual se solicita el producto y donde debera ser entregado por el proveedor.
Almacen: dentro del Centro, en qué almacen se recibira la mercaderia.
N° necesidad: de referencia que se asocia a una necesidad de adquisicion que no es ingresada en el sistema. Tambien, tomada por una SolPed y servir para agrupra varios documentos de compra generados para una aplicacion determinada.
Solicitante: nombre del interesado en la iniciadion del Proceso de Compras y posible interlocutor en caso de dudas en la definicion del producto a adquirir.
Estos son los mas relevantes, pero algunos puede ser opcionales e incluso desconocidos por el operador, y por tanto, omitido.
4- Aceptamos los datos ingresados. Clickear enter y SAP avisara por errores o la necesidad de datos adicionales.
(Imagen 1.4 - el punto rojo, indica que el documento no podra ser guardado sin el registro o correccion de dicha informacion, en este caso el Proveedor y el Importe).
(Imagen 1.5)
Una vez solucionados:
(Imagen 1.6)
Utilizar el boton Verificar, para asegurar que la informacion ingresada no esta sujeta a ningun eror.
(Imagen 1.7 - Si solo son advertencias, pueden no ser atendidas y guardarse el documento)
(Imagen 1.8 - Se observa mensajes de errores, en el Grupo de Compras, Sodiedad, Material)
Al guardar:
(Imagen 1.9)
- Creacion de documento con varios items.
(Imagen 2.1 - Pedido con un solo Item)
Seleccionando el unico Item y clickeando el boton Copiar Posicion (en la barra inferior), se duplicara y se podra modificar cualquiera de sus datos.
(Imagen 2.2)
La inclusion de textos descriptivos, a nivel de cabecera del documento (valido para todod su contenido) y a nivel de items (especificaciones propias del mismo). Se puede incluir la cantidad de items o posiciones que se desee.
- Bloqueo y desbloqueo - Eliminacion y Recuperacion de items.
- Bloqueo y Eliminacion: Abrir el documento, seleccionar el item y utilizar el boton (un candado cerrado - cesto de residuos) correspondiente de la barra de herramienta de los items (simplemente, se acerca la flecha del mouse y excursiona por los botones hasta encontrar el correcto).
(Imagen 3.1 - Presencia del candado cerrado a la izquierda del item eliminado).
(Imagen 3.2 - Datos bloqueados para su modificacion - grisados).
- Desbloqueo y Recuperacion de items: Se selecciona y se utiliza el boton de Debloq./Anul.borrado (candado abierto), se quita la marca al item , el cual podra ser nuevamente utilizado. A continuacion, se observara que el Candado o el Cesto de Residuos desaparecen u el item se cuentra recuperado para el completo uso.
- Comentarios: Mientras un tem se encuentre bloqueado o marcado para borrar no puede ser modificado o utlizado en ninguna actividad - El item es solamente marcado para borrado, es decir que no desaparece del documento ni de la base de datos de SAP - Aunque el item sea bloqueado o borrado, conserva los documentos asociados.