✒️SAP MM / Creación del Documento sin Referencia Por Edgardo Mass Echenique

Creación del Documento sin Referencia CREACIÓN DEL DOCUMENTO SIN REFERENCIA | PROCEDIMIENTO 1 | INGRESAR EN LA TRANSACCIÓN CORRESPONDIENTE

Será utilizada la transacción ME21N con la cual accederemos a la siguiente pantalla.

ME21N: creación de un nuevo pedido, sea realizado con o sin referencia a otro documento. 2 | SELECCIONAMOS LA CLASE DE DOCUMENTO

El primer dato que deberemos definir será la clase de documento, campo obligatorio que encontraremos en el extremo superior izquierdo de la pantalla, pudiendo optar por mantener el tipo NB (estándar) o seleccionar alguno de la lista desplegable.

La importancia de una buena gestión (creación, especificaciones, aprobación) de esta etapa del proceso radica en que el documento será enviado al proveedor y constituirá el comprobante legal con el cual estableceremos el compromiso mutuo con el mismo.

¿En qué modificará las funcionalidades la clase de documento que elijamos?

· Rango de números de los documentos: se podrían tener distintas numeraciones.

· Estado de los campos para el ingreso de los datos: opcional, obligatorio, etc.

· Tipos de ítems posibles: normal, servicios, consignaciones, etc.

3 | COMPLETAMOS LOS DATOS

CABECERA DEL DOCUMENTO

· Organización de compra: deberá ser indicada la organización de compra responsable de la ejecución del proceso de aprovisionamiento.

· Grupo de compras: en forma obligatoria deberá especificarse el grupo de compras asociado al responsable que conduce la operación.

· Sociedad: se indicará la sociedad legal a la cual serán imputados todos los movimientos contables que genere el proceso de compras (recordar su relación con los centros que se ingresarán en el nivel de ítems).

· Proveedor: será ingresado el código del proveedor a quien decidimos otorgar la compra. Recordemos que esta definición puede haber involucrado un proceso de creación y envío de cotizaciones, su comparación y por último la decisión del más conveniente.

ÍTEMS DEL DOCUMENTO

· Posición: corresponde a un número que comienza con 10 y se incrementa automáticamente en 10 (10, 20, 30, etc.)

· Código del material: se ingresará el código correspondiente al material o servicio que se desea adquirir o contratar. Como comentario adicional, es interesante que recuerdes que SAP permite incluir en los documentos de compra, productos que no se encuentren registrados en el maestro de materiales; esto se efectúa, dejando vacía la columna correspondiente al material e ingresando la descripción correspondiente.

· Cantidad: número de unidades a comprar. La manera como está definido el material determina la unidad de medida de la cantidad ingresada (unidades, caja, kilogramos, litros, etc.)

· Fecha de entrega: hace referencia a la fecha en que el solicitante necesita recibir la mercadería para su utilización. Más adelante veremos que a efecto de cumplir con este plazo serán tenidos en cuenta diversos tiempos de demora que involucra todo el proceso.

· Precio: ingresar el precio que hubiera sido pactado con el proveedor (al no haber referencia alguna, no es posible tomar el valor desde una solped o cotización).

· Centro: hace mención del lugar físico para el cual se solicita el producto y donde deberá ser entregado por el proveedor.

· Almacén: indicaremos dentro del centro en que almacén se recibirá la mercadería.

· N° necesidad: se trata de un número de referencia que se asocia a una necesidad de adquisición que no es ingresada en el sistema. Puede ser también tomada de la solped y servir para agrupar varios documentos de compra generados para una aplicación determinada.

· Solicitante: nombre del interesado en la iniciación del proceso de compras y posible interlocutor en caso de dudas en la definición del producto a adquirir.

4 | ACEPTAMOS LOS DATOS INGRESADOS

Una vez ingresados los datos básicos mencionados pulsaremos la tecla enter, mediante lo cual, SAP analizará los datos actuales y validará la necesidad o no de otros adicionales o la presencia de errores.

Se observa que SAP nos avisa que está faltando un dato obligatorio a lo cual hace referencia con un símbolo rojo a la izquierda del ítem, y el texto correspondiente (al pie de la pantalla). En este caso el proveedor y el importe, indicando que el documento no podrá ser guardado sin el ingreso o corrección de dicha información. De manera similar SAP podría lanzar un mensaje de advertencia sobre la información y/o el proceso tal como indica el esquema siguiente.

De manera similar el sistema podría advertirnos de otros errores y omisiones. Una vez solucionados, recibiremos la pantalla de un pedido sin errores o advertencias.

Utilizaremos el botón verificar (que ya fue utilizado al verificar los datos de la solped) para asegurarnos que la información ingresada no esté sujeta a ningún error, en cuyo caso recibiremos el siguiente mensaje:

Tratándose solo de una advertencia a la cual no prestaremos atención, podremos suponer que el documento está en condiciones de ser registrado.

Solo nos resta guardar el documento con el botón correspondiente. SAP nos informará que ha sigo guardado correctamente y el número que le ha asignado.

Hasta aquí hemos guardado en el sistema un pedido básico, con un tipo especial de documento, un solo ítem y los datos mínimos requeridos.

CREACIÓN DE DOCUMENTOS CON VARIOS ÍTEMS

A continuación, crearemos un pedido con un ítem, de manera similar al anterior y aprenderemos el método para incorporar nuevas posiciones a partir de aquel. La siguiente imagen nos muestra un pedido creado en el punto anterior, en la cual seleccionaremos el ítem y utilizando el botón indicado obtendremos un registro idéntico al ya existente.

Una vez seleccionado el ítem y presionado el botón indicado como copiar posición, observaremos que se habrá duplicado el ítem con otro idéntico, al cual podremos modificar cualquiera de sus datos.

Además de observar que el documento contine dos ítems, en el segundo se han modificado a modo de ejemplo, varios de sus datos. A inclusión de textos descriptivos, a nivel de cabera, es válido para todo su contenido, y a nivel de ítems, es válido para especificaciones propias del mismo. Estos textos podrán ser incluidos en la impresión de la orden de compra que será enviada al proveedor.

Se podrán incluir en el documento la cantidad de ítems o posiciones necesarias, ya sean creados mediante una copia o ingresando la totalidad de sus datos sin hacer referencia alguna a otro ítem.

BLOQUEO Y DESBLOQUEO | ELIMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE ÍTEMS

El procedimiento que veremos a continuación nos permitirá el bloqueo y/o marcado del ítem para borrado, lo que impedirá su utilización y ejecución de cualquier tipo de actividad con los ítems a los cuales lo hayamos aplicado.

1 | BLOQUEO Y ELIMINACIÓN DE ÍTEMS

El procedimiento es muy siempre y consistirá en abrir el documento, seleccionar el ítem y utilizar el botón candado cerrado o cesto de residuos correspondiente de la barra de herramientas de los ítems.

Nótese la presencia del candado cerrado a la izquierda del ítem eliminado. La pantalla siguiente refleja que todos los datos están bloqueados para su modificación (color gris).

2 | DESBLOQUEO Y RECUPERACIÓN DE ÍTEMS

De manera similar, si deseamos desbloquear o recuperar un ítem que haya sido bloqueado o marcado para borrado, los seleccionamos y utilizamos el botón de Debloq./Anul.borrado (candado abierto), quitaremos la marca al ítem, el cual podrá ser nuevamente utilizado.

A continuación de la aplicación de esta opción, observaremos que el candado o el cesto de residuos desaparecen y el ítem se encuentra recuperado para el completo uso.

Mientras un ítem se encuentra bloqueado o marcado para borrar no puede ser modificado o utilizado en ninguna actividad.

El ítem es solamente marcado para borrado, esto quiere decir que no desaparece del documento ni de la base de datos de SAP.

Aunque el ítem sea bloqueado o borrado, conserva los documentos asociados.