Creación del Documento sin Referencia - Procedimiento
Crearemos el documento a partir de una estructura vacía en la cual deberemos ingresar todos los datos requeridos.
1.1 - Ingresar en la Transacción correspondiente: Será utilizada la transacción "ME21N". Esta transacción es para crear un nuevo Pedido, sea realizado con o sin referencia a otro documento.
1.2 Seleccionamos la Clase de Documento: El primero dato que deberemos definir será la clase de documento, campo que encontraremos en el extremo superior izquierdo de la pantalla, pudiendo optar por mantener el tipo "NB" (estándar) o seleccionar alguno de la lista desplegable.
¿En qué modificará las funcionalidades la Clase de documento que elijamos?
A continuación, te menciono las más relevantes, a saber:
> Rango de números de los documentos (se podrían tener distintas numeraciones)
> Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcional, obligatorio, etc.)
> Tipos de ítems posibles (normal, servicios, consignaciones, etc.)
> Relación con otros documentos del proceso de adquisición
IMPORTANTE: La importancia de una buena gestión (creación, especificaciones, aprobación) de ésta etapa del proceso radica en que el documento será enviado al proveedor y constituirá el comprobante legal con el cual estableceremos el compromiso mutuo con el mismo.
1.3 - Completamos los Datos:
1.3.1 - Cabecera del Documento:
> Org. de Compra: deberá ser indicada la Organización de Compra responsable de la ejecución del proceso de aprovisionamiento.
> Grupo de Compras: en forma obligatoria deberá especificarse el grupo de compras asociado al responsable que conduce la operación.
> Sociedad: Se indicará la Sociedad legal a la cual serán imputados todos los movimientos contables que genere el Proceso de Compras.
> Proveedor: Será ingresado el código del proveedor a quien decidimos otorgar la compra. Recordemos que esta definición puede haber involucrado un proceso de creación y envío de cotizaciones, su comparación y por último la decisión del más conveniente.
1.3.2 - ítems del Documento:
> Posición: Corresponde a un número que comienza con "10" y se incrementa automáticamente en "10" (10,20,30,etc.)
> Código del material: Se ingresará el código correspondiente al material o servicio que se desea adquirir o contratar. Como comentario adicional es interesante que recuerdes que SAP permite incluir en los documentos de compra, productos que no se encuentren registrados en el Maestro de materiales; esto se efectúa, dejando vacía la columna correspondiente al material e ingresando la descripción correspondiente.
> Cantidad: Número de unidades a comprar. La manera como está definido el material determina la unidad de medida de la cantidad ingresada (unidades, caja, kilogramos, litros, etc.)
> Fecha de Entrega: Hace referencia a la fecha en que el solicitante necesita recibir la mercadería para su utilización. Mas adelante veremos que a efecto de cumplir con este plazo serán tenidos en cuenta diversos tiempos de demora que involucra todo el proceso.
> Precio: Ingresar el precio que hubiera sido pactado con el proveedor (al no haber referencia alguna, no es posible tomar el valor desde una SolPed o Cotización)
> Centro: Hace mención del lugar físico para el cual se solicita el producto y donde deberá ser entregado por el proveedor.
> Almacén: Indicaremos dentro del Centro en que Almacén se recibirá la mercadería.
> No. Necesidad: Se trata de un número de referencia que se asocia a una necesidad de adquisición que no es ingresada en el sistema. Puede ser también, tomada de la SolPed y servir para agrupar varios documentos de compra generados para una aplicación determinada.
> Solicitante: Nombre del interesado en la iniciación del Proceso de Compras y posible interlocutor en caso de dudas en la definición del producto a adquirir.
IMPORTANTE: Se han mencionado los datos más relevantes a ingresar durante la creación del documento. No obstante, algunos de ellos podrían ser opcionales e incluso desconocidos por el operador, y por tanto, omitidos. Por ejemplo; Almacén, Número de necesidad, entre otros.