Parametrización de la Verificación de Facturas
Actividad de SAP mediante la cual se verifica y registra en el módulo MM la factura entregada por un proveedor.
Se trata de un procedimiento mediante el cual se registra la factura del proveedor en relación con el Pedido y mediante la verificación de los datos de los siguientes factores entre otros:
• Pedido
• Recepción de mercadería asociada
• Datos maestros del proveedor
• Configuración de cuentas contables automáticas
Los recursos de parametrización asociados son rangos de números, estado de campos, tolerancias y validaciones
Aspecto de la Parametrización de la Verificación de Facturas
1) Definición de Contabilización automática
En este segmento de la parametrización se definen las Cuentas de Mayor (o contables) a las cuales se imputarán automáticamente los documentos generados al momento de registrar las facturas de proveedores (u otro documento originado en MM de impacto en FI).
Para comprender a que me estoy refiriendo se muestra a continuación una imagen de los documentos originados por una Entrada de Mercadería y su Factura asociada, donde pueden apreciarse las cuentas correspondientes al Stock, Compensación EM/RF (en ambos casos), entre otras.
Para ello se utiliza la transacción FB03 o MIR4
2) Asignación de números de documentos contables
Incorporamos el concepto de documentos contables y su generación automática con la registración de Facturas y por tanto, deberemos configurar el rangos de numeración de los mismos, en este caso, con la participación de experto en el módulo FI por su incidencia sobre dicho módulo.
3) Asignación de números de documentos de Factura logística
De manera similar al mencionado en el punto anterior, deberemos indicar en SAP la numeración automática que se asignará al documento de factura logística.
La imagen mostrada pone en evidencia el número de documento al cual nos estamos refiriendo en la parametrización mencionada:
4) Bloqueo para el pago
A fin de validar la información de la factura presentada por el proveedor, determinamos que SAP incluye una serie de parametrizaciones, entre ellas, la definición de bloqueos para el pago de los mencionados documentos la cual se encuentra disponible en le cuerpo de la factura en la solapa Pago.
Esto hace que la misma deba ser liberada por un responsable o rechazada.
Existe un recurso de auditoría llamado bloqueo estocástico
5) Definición de límites de Tolerancia
A fin de validar la información ingresada en la Verificación de Factura del proveedor, SAP incluye la parametrización de Tolerancias que determinan la aceptación o no de la misma para el pago. SAP no rechaza el registro de las facturas por desvío en las condiciones por ejemplo importe, pero definiendo una tolerancia podemos usar el recurso del bloqueo para el pago.
6) Parametrizaciones generales
Sumando a los puntos anteriores, SAP nos proporciona una batería de configuraciones para determinar la respuesta o funcionamiento del sistema relacionados con las operaciones en cuestión:
• Definir valores propuestos para indicadores de IVA
• Tratamiento de textos asociados al pedido
• Verificación de facturas duplicadas
• Control de envío de email por compras con desvío de precios