✒️SAP MM / Verificación de Facturas y sus principios generales de parametrización Por Stefanie Schneider Ríos
SAP MM Verificación de Facturas y sus principios generales de parametrización
VERIFICACIÓN DE FACTURAS Y SUS PRINCIPIOS GENERALES DE PARAMETRIZACIÓN
GENERALIDADES DE LA PARAMETRIZACIÓN DE LA VERIFICACIÓN DE FACTURASAquí se asociarán los procedimientos, documentos generados y las opciones de configuración que ofrece SAP.
Cuando me refiero a los recursos de parametrización hago referencia a muchos de ellos aplicados en documentos anteriores, tales como la asignación de los rangos de numeración y estado de campos en la confección de los mismos y en este caso, definición de tolerancias y validaciones.
Recordemos que el registro de las facturas se trata de un proceso de alto impacto en el módulo fi y por tanto, la configuración debe ser la correcta en ambos módulos.
Entenderemos fácilmente que dicha simplicidad está fundamentalmente soportada sobre una amplia gama de configuración que irán desde los número de documentos a asignar, pasado por la forma de gestionar el stock, hasta las cuentas contables de impacto en FI que serán aplicadas.
ASPECTO DE LA PARAMETRIZACIÓN DE LA VERIFICACIÓN DE FACTURASA fin de comprender los pasos que nos esperan recorrer en esta unidad, se mencionan en el esquema siguiente los aspectos de la parametrización del tema que nos convoca y que será de suma importancia para la correcta finalización del proceso de compras dentro del módulo MM.
Notarás que algunos de ellos son aspectos similares a los abordados para documentos anteriores y, por tanto, te serán de muy simple comprensión y aplicación.
Factura de proveedores:
1. Contabilizaciones automáticas
2. Asignación números documentos contables
3. Asignación números documentos logísticos
4. Especificar bloqueo de pagos
5. Fijar límites de tolerancia
6. Parametrizaciones generales
DEFINICIÓN DE CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICAEn este segmento de la parametrización se definen las cuentas de mayor (o contables) a las cuales se imputarán automáticamente los documentos generados al momento de registrar las facturas de proveedores (u otro documento originado en MM de impacto en FI).
Para comprender a que me estoy refiriendo se muestra a continuación una imagen de los documentos originados por una entrada de mercadería y su factura asociada, donde pueden apreciarse las cuentas correspondientes al stock, compensación EM/RF (en ambos casos), etc.
FB03: visualizar documentos contables. MIR4: visualizar facturas logísticas y desde allí al documento contable. ASIGNACIÓN DE NÚMEROS DE DOCUMENTOS CONTABLESTal como analizáramos para los movimientos de mercadería, incorporamos el concepto de documentos contables y su generación automática al momento de realizarlo. De manera similar ocurrirá con las facturas y por tanto, deberemos configurar la asignación de su numeración.
Lo expresado anteriormente determina que la configuración de SAP deberemos definir el rango de numeración de los mismos, en este caso, con la participación de experto en el módulo FI por su incidencia sobre dicho módulo.
El siguiente esquema reproduce un documento contable, y su numeración correspondiente.
ASIGNACIÓN DE NÚMEROS DE DOCUMENTOS DE FACTURA LOGÍSTICA
De manera similar al mencionado en el punto anterior, deberemos indicar en SAP la numeración automática que se asignará al documento de factura logística.
La imagen mostrada pone en evidencia el número de documento al cual nos estamos refiriendo en la parametrización mencionada.
MIR4: visualización de una factura logística, generada en MM. BLOQUEO PARA EL PAGOA fin de validar la información de la factura presentada por el proveedor, determinamos que SAP incluye una serie de parametrizaciones, entre ellas, la definición de bloqueos para el pago de los mencionados documentos.
Para recordar a que hacemos referencia en el documento, se muestra en la imagen siguiente una réplica de esa sección del documento.
DEFINICIÓN DE LÍMITES DE TOLERANCIA
A fin de validar la información ingresada en la verificación de factura del proveedor, SAP incluye la parametrización de tolerancias que determinan la aceptación o no de la misma para el pago.
Recordemos que SAP no rechaza el registro de la factura por desvío en las condiciones (por ejemplo, importes), pero sí, dispone del recurso del bloqueo para el pago según diversas definiciones de tolerancias, lo que impide su ejecución sin la correspondiente intervención de un responsable que la libere o rechace.
Al momento de estudiar la sección de parametrización de las tolerancias accederemos a una herramienta sumamente útil para el departamento de auditoría y que consiste en el bloqueo estocástico (o aleatorio) de las facturas cuyo monto superen un determinado importe, independientemente que su información sea correcta. Esto nos dará la oportunidad de analizar sus ventajas.
PARAMETRIZACIONES GENERALESSumando a los puntos anteriores, SAP nos proporciona una batería de configuraciones para determinar la respuesta o funcionamiento del sistema relacionados con las operaciones en cuestión.
A modo de referencia, podemos mencionar opciones tales como las citadas en el esquema siguiente:
1. Definir valores propuestos para indicadores de IVA
2. Tratamientos de texto asociados al pedido
3. Verificación de facturas duplicadas
4. Control de envío de e-mail a compras por desvío de precios
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Sobre el autor
Publicación académica de Stefanie Isabella Schneider Ríos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado.
SAP Expert
Stefanie Isabella Schneider Ríos
Profesión: Ingeniera en Sistemas de Producción - Paraguay - Legajo: ZK50F
✒️Autor de: 154 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Material Management for SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime 
